Führungskräfte und Rückdelegation: Wenn aus Kümmerern Verkümmerte werden

Ein guter Chef ist jemand, der sich um seine Mitarbeiter kümmert. Ist doch so, oder? Nun ja, zumindest ist diese Aussage ziemlich brisant, denn sie kann erbarmungslos nach hinten losgehen. Denn das Kümmern kann sich auch zu einer Art Zwang bei Führungskräften entwickeln, das auf Sicht alles andere als förderlich ist – weder für die Führungskraft noch für die Mitarbeiter.

Das Stichwort hier lautet: Rückdelegation.

Im ersten Teil dieser Artikelserie » Rückdelegation für Führungskräfte oder: Wer gibt dem Affen Zucker? « ging es um eine Definition des Begriffs der Rückdelegation und um „Tricks“ von Mitarbeitern, um ihrer Führungskraft Aufgaben zurück zu delegieren. Im hier vorliegenden zweiten Text soll es um die Gründe für die Rückdelegation und Lösungsansätze gehen.

„Ich mach‘ dir den Weg frei!“

Um zu unserer Ausgangsaussage zurück zu kommen: Natürlich muss sich ein Chef um seine Mitarbeiter kümmern, er hat ihnen gegenüber schließlich eine Verantwortung. Doch das bedeutet eben nicht, dass er ihnen „den Weg frei“ machen muss, also alle Hindernisse und Probleme mit schwerem Gerät aus dem Weg räumt.

Kümmern steht eher stellvertretend für Optionen, selbstständig zu Lösungen zu kommen und Herausforderungen zu meistern. Nimmt der Chef seinen Mitarbeitern hier die Möglichkeit ab, selbst Erfahrungen zu sammeln, steckt er in der Falle. Das gilt im Übrigen auch für Fehler von Mitarbeitern, die möglichst zugelassen werden sollen (klar, dass es hier Ausnahmen gibt, geht es etwa um Leben und Tod, sind Fehler nicht akzeptabel, aber in vielen anderen Bereichen sind sie sogar notwendig).

Wie heißt es so schön: Erfahrungen kann man nicht vererben, man muss sie machen. Diese Herangehensweise wird zwar mehr und mehr akzeptiert, steckt aber längst noch nicht in allen maßgeblichen Köpfen. Eine Erfahrung sollte sich eine Führungskraft jedoch möglichst ersparen: die, ein Opfer der Rückdelegation zu werden. Doch dafür ist ein selbstkritischer Blick notwendig.

Eine Führungskraft ist nicht dazu da, sämtliche Hindernisse für die Mitarbeiter aus dem Weg zu räumen. Das ist nämlich das Gegenteil von Delegation.

So beugen Sie Rückdelegation vor

Eigentlich gibt es keinen vernünftigen Grund für Führungskräfte, dem Problem der Rückdelegation zu erliegen. Wer eine Aufgabe delegiert, ist sie „los“, er hat sie einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin übertragen.

So können Sie Rückdelegation vorbeugen:

• Klare, eindeutige Delegationsaufträge: Mitarbeiter brauchen eindeutige Delegationen. Es muss also klar sein, was zu tun ist, in welchem Zeitrahmen und zu welchem Zweck. Je präziser Sie eine Aufgabe kommunizieren, desto einfacher ist die Umsetzung. Je unklarer sie aber ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie wieder auf Ihrem Tisch landet.


• An den richtigen Mitarbeiter delegieren: Sie können die Aufgabenstellung noch so präzise formulieren – wenn sie an den falschen Mitarbeiter delegiert wird, ist das Scheitern vorprogrammiert. Der „richtige“ Mitarbeiter ist derjenige, der die fachliche Kompetenz mitbringt, über die notwendigen technischen Ressourcen verfügt und diese auch anwenden kann.


• Überforderung des Mitarbeiters checken: Auch wenn der Mitarbeiter fachlich „passt“, kann es sein, dass er mit einer Aufgabenübertragung überfordert ist. Vielleicht ist er überfordert, weil er parallel zum Auftrag noch zu viele andere Dinge erledigen muss. Hier gilt es für Sie, seine zeitlichen Ressourcen mit ihm gemeinsam zu klären und ggf. an anderer Stelle Prioritäten zu verschieben.


• Zügeln Sie Ihr Helfersyndrom: Ertappen Sie sich als Führungskraft immer wieder bei Ihrem Helfersyndrom? Besonders, wenn Sie sehen, dass der Mitarbeiter sich etwas schwertut.? Halten Sie sich mit Helfen zurück. Je mehr Sie helfend eingreifen, desto unselbständiger wird ihr Mitarbeiter.
  
  Lernen Sie auszuhalten, dass es (jetzt noch) bei Ihrem Mitarbeiter etwas langsamer geht. Gönnen Sie ihm stattdessen sein Erfolgserlebnis, es allein geschafft zu haben. Das stärkt seine Motivation und steigert sein Selbstbewusstsein. Bei der nächsten schwierigen Aufgabe, wir er erst mal selbst nach Lösungen suchen, bevor er zu früh aufgibt und damit die Aufgabe an Sie zurückgibt.


• Lösen Sie sich von Eitelkeit: „Nichts gegen meine Mitarbeiter, aber niemand kann den Job so gut wie ich.“ Haben Sie manchmal solche Gedanken? Lösen Sie sich ganz schnell davon!
  
  Ihr Job als Führungskraft ist es nicht, die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter (besser) zu machen. Ich Job ist es dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben richtig, erfolgreich erledigen. Ihr Führungsauftrag ist es dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter besser werden.


• Zügeln Sie Ihre Kontrollwut: Nicht, dass Sie mich hier falsch verstehen. Natürlich müssen Sie als Führungskraft an manchen Stellen kontrollieren. Letztendlich müssen Sie die Ergebnisse ja vertreten. Auch nutzen Sie Kontrollen dazu, z.B. den Entwicklungsstand Ihrer Mitarbeiter zu beobachten.
  
  Bei der Kontrollwut geht es aber darum, dass eine Führungskraft jeden kleinen Fitzel, jeden Einzelschritt kontrolliert. Das nennt man auch Mikromanagement. Und das macht Ihren Mitarbeiter unsicher, führt zu vielen Rückfragen und letztendlich zur Rückdelegation. Nach dem Motto: „Wenn Chef*In mir dauernd dazwischen fummelt, kann er es gleich selbst machen“.


• Treten Sie sicher auf: „Soll ich oder soll ich nicht?“ Zeigen Sie Unsicherheit, ist die Rückdelegation fast schon vorprogrammiert. Denn diese Unsicherheit überträgt sich auf die Mitarbeiter, die dann das „Geschenk“ der Rückdelegation dankend und mit offenen Armen annehmen.
  
  Wenn Sie nicht ganz sicher sind, ob alles seinen guten und richtigen Weg geht, dann vereinbaren Sie gleich bei der Delegation mit Ihrem Mitarbeiter Zwischentermine. Keine Kontrolltermine, sondern kurze Meldungen des Zwischenstandes.
  
  Mit Fragen wie: „Wie weit bist Du gekommen? Wo oder von wem brauchst Du noch Unterstützung?“ können Sie das charmant steuern. Aber zwischen diesen Terminen lassen Sie ihren Mitarbeiter alleine arbeiten.

Arbeiten Sie beim Delegieren sicher und „sauber“, halten Sie sich mit Helfen und Kontrolle zurück.

Tappen Sie nicht in die Rückdelegations-Falle.

Natürlich kann es trotzdem zu Rückdelegationsversuchen kommen. Wenn der Mitarbeiter tatsächlich nicht mehr weiter weiß, unsicher ist, welchen nächsten Schritt er gehen soll oder die Arbeit unterschätzt hat. Hier sollen Sie ihm auch nicht Ihre Unterstützung verweigern.

Aber Vorsicht: Tappen Sie jetzt nicht in die Falle nach dem Motto: „Ach gib her, ich mach das schnell.“ Denn Ihre Mitarbeiter haben ganz schnell raus, wie sie Ihren Chef*In am besten „überzeugen“, die Aufgabe doch selbst zu übernehmen.

Damit Sie nicht in diese Rückdelegations-Falle tappen, gewöhnen Sie sich an, grundsätzlich bei jeder Rückfrage, bei jedem Versuch und bei jedem Mitarbeiter mit z.B. folgenden kleinen Fragen zu reagieren:

• Über welche Lösungen hast du denn schon nachgedacht?
• Welche anderen Optionen siehst Du für die Lösung?
• Was fehlt Dir, um das Problem auf andere Art zu lösen?

Es ist klar, worauf diese Fragen hinauslaufen: Sie sollen die Selbstständigkeit der Mitarbeiter fördern und dazu animieren, nicht zu schnell in eine Art „Konsumhaltung“ zu verfallen („Chef regelt das schon für mich.“).

Je nachdem, wie lange das Prinzip der Rückdelegation schon funktioniert, wird diese neue Herangehensweise für Ihre Mitarbeiter ungewohnt sein. Doch Schritt für Schritt lernen sie, sich mit ihren eigenen Potenzialen und Möglichkeiten aus ihrer Lage zu befreien, die sie zuvor noch wehmütig zur Führungskraft hat rennen lassen.

Dazu aber noch einmal der Hinweis zum Schluss: Es geht keinesfalls darum, die Mitarbeiter „im Regen stehen“ zu lassen. Die Kunst besteht darin, den Unterschied zwischen wirklich notwendiger Hilfe und dem Prinzip der Rückdelegation zu erkennen. Das bedeutet selbstverständlich auch: Wenn ein Mitarbeiter wirklich nicht weiterkommt, ist es Ihre Aufgabe als Führungskraft, hier aktiv zu helfen oder Anregungen zu geben. Selbsthilfe ist letztlich immer besser als Rückdelegation.

Führungskräfte sollten die Selbsthilfe grundsätzlich in den Vordergrund stellen, um a) nicht in die Rückdelegations-Falle zu tappen und b) die Mitarbeiter zur selbstständigen Arbeit zu ermuntern.

Delegieren Sie erfolgreich?

Hand aufs Herz: Wie oft haben sie Aufgaben delegiert, um dann feststellen zu müssen, dass sie auf „wundersame“ Weise doch wieder bei Ihnen gelandet sind? Oder ist Ihnen das Problem der Rückdelegation fremd? Wenn dem so ist, bin ich gespannt auf Ihre Tipps, kommentieren Sie also gerne, wie Sie die Sache angehen.

Ebenso möchte ich Sie als Chef*In einladen, ihre Erlebnisse mit der Rückdelegation zu schildern. Kommentieren Sie also gern, schreiben Sie eine Mail oder rufen Sie mich an. Das Thema der Rückdelegation ist so komplex, dass man dafür schon ein wenig mehr Zeit brauchen kann. Zeit allerdings, die sich lohnt, denn weniger Rückdelegation bedeutet mehr Spaß an der Arbeit, mehr Zeit für das Wesentliche und mehr Kompetenz Ihrer Mitarbeiter.

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Dann lassen Sie uns das doch gemeinsam üben. Ich zeige Ihnen gern, wie Sie Ihr Delegieren so optimieren, dass Ihre Mitarbeiter selbständig und ohne Rückdelegation die geforderten Ergebnisse erbringen.

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Ich freue mich auf Sie!