Rückdelegation als Führungskraft vermeiden

In einer perfekten Welt läuft es bei Führungskräften so: Sie haben eine Aufgabenstellung, die sie an ihre Mitarbeiter delegieren wollen. Diese reagieren frohlockend und höchst erfreut, die Aufgabe lösen zu dürfen. Am Ende begutachtet die Führungskraft das Werk, nickt bedächtig mit dem Kopf, lächelt und sagt zum Mitarbeiter: „Sehr gut, genauso hab‘ ich mir das vorgestellt.

Einen winzigen Haken hat die Sache allerdings: Wir leben nicht in einer perfekten Welt.

Rückdelegation oder: Der Affe spielt verrückt

Rückdelegeation das Monkey BusinessWir sollten jetzt erst einmal die Sache mit dem Affen aufklären. Die Rede ist hier vom Monkey Business und der Rückdelegation. Anhand eines Beispiels wollen wir dem Affen mal einen Namen geben:

Unser Affe heißt „Bestandskundenpflege“. Es handelt sich also nicht um ein Tier, sondern um eine Metapher. Im Eingangstext hieß es, dass die Führungskraft eine Aufgabe an einen Mitarbeiter delegiert und der diese dann mit dem größten Vergnügen erledigt. Die Führungskraft gibt dem Mitarbeiter den „Affen“ und wartet auf das Ergebnis.

Der Mitarbeiter hat aber kein Interesse daran, sich um den Affen zu kümmern. Er fühlt sich dazu fachlich nicht in der Lage oder kann den Zweck der Übung nicht verstehen. Also delegiert er zurück. Und prompt liegt die Versorgung des Affen plötzlich wieder in der Hand der Führungskraft.

Nun könnte man einwerfen, dass der Chef doch selbst schuld ist, wenn er sich auf dieses „Affentheater“ einlässt. Doch so einfach ist die Sache nicht. Denn die Rückdelegation funktioniert erstaunlich gut, auch bei „gestandenen“ Chefs.

Das liegt teils daran, dass der Mitarbeiter tatsächlich überfordert ist und so einen Reflex des Beschützens auslöst, gegen den die Führungskraft nur wenig unternehmen kann. Es hängt aber teils auch damit zusammen, dass die Aufgabe ja nun einmal erledigt werden muss, und ehe der Druck zu groß wird, macht der Chef es eben selbst.

So sehr man die Haltung der Führungskraft auch nachvollziehen kann, endet sie doch in aller Regel in einem Teufelskreis. Denn wir sprechen hier nicht nur über den einen Mitarbeiter, sondern auch über die anderen, die zum Schluss kommen könnten (und das auch mit Vorliebe tun), dass man dem Chef die Aufgaben ja problemlos wieder zurückgeben kann.

Wenn Führungskräfte zunächst delegieren, um sich die Aufgabe dann wieder zurückgeben zu lassen, entsteht ein gefährlicher Teufelskreis.

Gründe für die Rückdelegation

Die Gründe für Rückdelegation identifizierenEines vorweg: Zu einer Rückdelegation gehören immer zwei Seiten, die Führungskraft spielt also ebenso eine Rolle wie der oder die Mitarbeiter. Schauen wir uns also einmal an, was passiert, wenn der Affe bequem „über den Tresen“ zurückgereicht wird.

Folgende Punkte kommen bei Mitarbeitern zum Tragen, wenn die Rückdelegation ihren Lauf nimmt:

  • Überforderung: Wenn ein Mitarbeiter überhaupt nicht die fachlichen Voraussetzungen mitbringt, um die Aufgabenstellung erfüllen zu können, ist er naturgemäß schnell überfordert. Und zwar, das muss man ganz deutlich so sagen, völlig zu Recht.
  • Zu wenig Kompetenzen: In diesen Fällen wäre der Mitarbeiter ohne Weiteres in der Lage, die Aufgabe zu stemmen. Aber ihm wurden die nötigen Werkzeuge nicht an die Hand gegeben. Wenn er nicht die entsprechenden Befugnisse oder Vollmachten erhält, kann er die Aufgabe nicht schaffen, ohne irgendwann völlig frustriert zu sein.
  • Unklare Aufgabenstellung: Ist dem Mitarbeiter nicht völlig klar, was er zu tun hat, wird er unsicher. Er muss sich wiederholt rückversichern, um die Aufgabe zu verstehen, muss also nach Zwischenschritten Feedback darüber einholen, ob das im Sinne der gestellten Aufgabe ist.

Und nun zur Führungskraft:

  • Helfersyndrom: Nicht nur Menschen in sozialen Berufen tragen oft das Helfersyndrom in sich. Auch Führungskräfte können betroffen sein. Sobald eine betroffene Führungskraft sieht, dass ein Mitarbeiter sich schwertut, die Aufgabenstellung zu erfüllen, greift sie helfend ein. So ist die Rückdelegation durch den Mitarbeiter gar nicht notwendig, denn der Chef regelt das ganz allein. Im Sinne des selbstständigen Denkens des Mitarbeiters ist das – wie man sich vorstellen kann – nicht.
  • Eitelkeit und Schmeicheleien: Wenn Eitelkeit und Schmeicheleien Hand in Hand gehen, ist der Schaden vorprogrammiert. Eine Führungskraft wird zum Beispiel vom Mitarbeiter angesprochen, der eine Präsentation vorbereiten sollte. Der Mitarbeiter spart nicht mit Komplimenten gegenüber seiner Führungskraft und betont, dass sie diejenige ist, die eben diese Präsentation mit Abstand am besten machen kann. Bringt der Chef genügend Eitelkeit mit, tappt er hilflos in die Falle. Und hat den Affen am Ärmel hängen.
  • Kontrollzwang: Wenn dieser vermehrt wirkt, hat die Führungskraft ein viel größeres Problem als die Rückdelegation. Chefs, die der Meinung sind, dass nur sie allein diese oder jene Aufgabe erfolgreich vollenden können, sind irgendwann auch ganz allein.

Zusammenfassung: Die Gründe für die Rückdelegation sind zahlreich. Allerdings muss die Führungskraft sich immer zunächst die Frage stellen, wo ihre eigene Verantwortung beim Problem liegt.

Die „Tricks“ der Mitarbeiter

IMitarbeiter haben so ihre Tricks für Rückdelegationn dieser Zwischenüberschrift steht das Wort „Tricks“ ganz bewusst in Anführungszeichen. Denn, wie bereits erwähnt, zur Rückdelegation gehören immer zwei, der Mitarbeiter und der Chef.

Je nach Persönlichkeitsstruktur der Führungskraft springt sie mal schneller, mal weniger schnell auf die „Tricks“ , an, die Mitarbeiter benutzen, um den Affen so schnell wie möglich loszuwerden:

  • „Chef, ich komme hier einfach nicht weiter, hab‘ alles versucht.“
  • „Ich hab‘ den Kunden schon x-Mal angerufen, aber er reagiert einfach nicht.“
  • „Ich hatte mit Kollege XY abgesprochen, dass er dieses und jenes tut. Macht er aber nicht.“
  • „Ich glaube, die Maschine ist irgendwie nicht in Ordnung.“
  • „Sie haben damit doch die meiste Erfahrung, können Sie helfen?“

Machen wir uns nichts vor: Es gibt Mitarbeiter, die diese Methode geradezu bis zur Meisterreife entwickelt haben. Da wird ein hilfloser Blick eingesetzt, der um Unterstützung fleht. Da wird die Stimme brüchig und zitternd, um dem Hilferuf den nötigen „Drive“ zu geben.

Aber es wäre zu einfach, nun alles auf die Mitarbeiter zu schieben und sich als Führungskraft entspannt (und eitel!) zurückzulehnen. Ein solches Verhalten auf der Seite der Mitarbeiter muss unterstützt, muss gefördert werden, um sich so erfolgreich ausprägen zu können. Und dafür ist nun einmal der Vorgesetzte verantwortlich, der jeden Tag mit seinem Team zu tun hat.

Was wir hier als „Tricks“ bezeichnet haben, ist nichts anderes als ein Verhalten, das Führungskräfte ihren Mitarbeitern antrainieren.

Lesen Sie hier auch, wie wichtig richtiges Delegieren für Sie als Führungskraft ist:

» Führungskompetenz Delegieren

» Delegieren – Ihr wichtigstes Führungsinstrument

» Rückdelegation

 

Wie oft kommt der Affe zu Ihnen?

Den Affen - Rückdelegation immer zurück gebenHaben Sie es auch schon erlebt, dass der Affe plötzlich wieder auf Ihrem Schreibtisch liegt, obwohl Sie ihn doch eigentlich abgegeben hatten? Und wenn ja, wie gehen Sie damit um? Starten Sie gleich einen zweiten Anlauf, das Tierchen weiterzureichen?

Oder sind Sie so kontrolliert, dass der Affe bei Ihnen exakt dort landet, wo Sie ihn haben wollen? Sind Sie womöglich völlig frei von dem Problem der Rückdelegation? Mich interessieren Ihre Erfahrungen sehr, und wenn Sie das Problem kennen, aber gelernt haben, damit umzugehen, ist das sicher auch für andere Führungskräfte hilfreich.

Kommentieren Sie daher gerne, oder rufen Sie mich an. Eine Mail können Sie mir natürlich auch schreiben.