Nur noch effiziente Meeting und Zeit gewinnenMorgens, 10:00 Uhr in Deutschland. Landauf, landab ziehen Sachbearbeiter, Projektleiter, Filialleiter, Vertriebsleiter, Arbeitsteams und Manager wie die Lemminge in die Besprechungsräume. Kaffeetassen klappern, Papier raschelt. Die ersten Besprechungsteilnehmer blättern in ihren Akten. Ein kleines Grüppchen spricht mit gedämpften Stimmen, Nachzügler treffen ein, blicken sich kurz um und setzen sich. Am besten möglichst weit weg vom Besprechungsleiter.
Die Tür wird geschlossen. Hörbar und energisch, wie ein Signal! Der Marketingleiter platzt in den Raum. Er setzt sich. Spart sich den Gruß. „Was ich mit Ihnen zu besprechen habe…“, und beginnt zu reden. Vierzig Minuten lang.
Er bemerkt nicht, dass nach zehn Minuten die ersten Zuhörer gedankenverloren aus dem Fenster sehen, von ihrem vorabendlichen Rendezvous träumen, über die Arbeit nachdenken, die sich unerledigt auf ihrem Schreibtisch stapelt und der Frust und Ärger der Anwesenen immer größer wird, weil wieder mal ein schlecht strukturiertes Meeting ihnen ihr Zeitmanagement über den Haufen wirft.

Meetings sind eigentlich eine sehr sinnvolle Angelegenheit. Teams können sich austauschen, gemeinsam Lösungsansätze für bestehende Probleme entwickeln und dem menschlichen Urbedürfnis nach sozialem Kontakt und Austausch wird auch nachgekommen.
Doch leider sind in den meisten Unternehmen Meetings absolut ineffektiv und bringen nichts außer Missmut bei den Teilnehmern und Kosten für die Unternehmen. Laut einer Studie US-amerikanischer Wirtschaftspsychologen entstehen in den USA durch Meetings jährlich Opportunitätskosten von 37 Millionen US-Dollar. In deutschen Unternehmen sieht es nicht besser aus.

Das mittlere Management verbringt heute 35 Prozent seiner Zeit in Meetings. Das obere Management sitzt sogar die Hälfte der gesamten Arbeitszeit in irgendwelchen Besprechungsräumen. Dabei bezeichnen Führungskräfte 67 Prozent aller Besprechungen als Misserfolge.

Das Einzige was bei den meisten Meetings heraus kommt, sind die Teilnehmer, die vorher hinein gegangen sind.

 

Warum führen Besprechungen nicht zu dem gewünschten Ergebnis?

Antworten darauf liefern eine Reihe von Wirtschaftspsychologen, die sich in den letzten Jahren gezielt mit den Ursachen für chaotische Meetings auseinander gesetzt haben. Die häufigsten Fehler hat das US-Branchenmagazin INC zusammengefasst.

1. Zu viele Meetings

Firmen berufen ihre Mitarbeiter einfach viel zu oft für ein Meeting ein. Wer für jede Lappalie ein Meeting anberaumt, gräbt wichtige (und kostenintensive) Ressourcen ab und macht sich auch bei den Mitarbeitern mit Verlaub nicht beliebt.

2. Nicht bei der Sache sein

92 Prozent aller Teilnehmer konzentrieren sich nicht auf die Besprechung, sondern beschäftigen sich mit anderen Dingen. Stichwort: Smartphonisten, Emails, Facebookaccounts oder sogar Arbeiten an der nächsten PPT-Präsentation. Das verzögert nicht nur die Dauer des Meetings. Da die Beteiligten sich logischerweise weniger auf die Besprechung konzentrieren, werden viele Ideen entweder gar nicht erst diskutiert, oder schnell wieder vergessen.

3. Die „Smartphonisten“

Was wäre ein Meeting nur ohne diese Spezies. Auch unter dem Begriff „Smartphonist“ bekannt, stören nicht wenige dieser Mitarbeiter permanent den Betriebsablauf. Und nicht nur das: auch bringen sich Smartphonisten bei Kollegen und Vorgesetzten in Verruf. Wer im Meeting mit dem Handy „spielt“, stellt E-Mails, Tweets und Status-Updates bei Facebook über die Tagesordnungspunkte der Agenda. Warum nimmt er dann an diesem Meeting überhaupt teil?

4. Zuspätkommen

Der Klassiker unter den Widrigkeiten des Meeting-Alltags ist Unpünktlichkeit. Kommt auch nur einer zu spät, drückt das die Stimmung der übrigen Teilnehmer und damit die Produktivität der gesamten Veranstaltung.

5. Zu viele Mitarbeiter / Teilnehmer

Chaos am Konferenztisch lässt sich schon dadurch vermeiden, indem man nicht unnötig viele Mitarbeiter einbestellt. Durch einen reduzierten, nach echten Relevanzkriterien bestimmten Teilnehmerkreis lassen sich Entscheidungen deutlich schneller treffen.

 

Zeitmanagement: Nur noch effiziente Meetings

Sie wollen Ihre kostbare Zeit nicht mehr in ineffizienten Meetings vergeuden? Verändern Sie mit den folgenden Punkten die Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen und gewinnen Sie viel Zeit.

Meeting Situation 1: Sie werden eingeladen:

Vertretung

Werden Sie zu einer Besprechung eingeladen, prüfen Sie, ob Sie persönlich an dieser Sitzung teilnehmen müssen. Können Sie absagen, ohne etwas zu versäumen? Können Sie einen Vertreter schicken, der außerdem noch neue Erfahrungen sammeln kann?

Ziel des Meetings und Ihres Beitrages

Fragen Sie den Einladenden, was das Ziel Ihrer Anwesenheit und Ihres Beitrages ist. Erstens wissen Sie so, auf was und wie Sie sich vorbereiten sollten. Zweitens können Sie die Zeit für Ihren Beitrag kalkulieren und behalten Ihr Zeitmanagement im Griff. So signalisieren Sie auch, dass Sie Ihre wertvolle Zeit nicht für sinn- und ergebnisloses vergeuden wollen. Drittens „erziehen“ Sie so ganz nebenbei Ihre Kollegen dazu, sich über Ziele und Notwendigkeiten von Versammlungen klar zu werden

Dauer Ihrer Teilnahme

Müssen Sie wirklich während der gesamten Besprechung anwesend sein? Oder ist es völlig ausreichend, wenn Sie nur solange dabei sind, wenn es um Ihr Thema geht? Begrenzen Sie die Dauer Ihrer Teilnahme auf die Zeit, in der Ihr Beitrag gebraucht wird.

Meeting Situation 2: Sie laden ein.

Wenn Sie selbst eine Besprechung anberaumen und dazu einladen, beachten Sie die folgenden Regeln, um aus Ihrer Besprechung für alle Beteiligten so viel wie möglich zu erreichen. Gehen Sie als gutes Beispiel voran, beeinflussen Sie die gesamte Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen positiv.

Notwendigkeit und Alternativen prüfen

Prüfen Sie zunächst, ob die Einberufung einer Sitzung überhaupt nötig ist. Die Effektivität von Gruppenarbeit kann zwar größer sein als Einzelarbeit, aber der Zeitaufwand steigt ebenfalls.
Gibt es Alternativen, die sinnvoller, kostengü+nstiger, für alle zeitsparender und für Ihre Ziele ausreichend sind? Lässt sich die Fragestellung in einer Telefon- oder Videokonferenz ebenso zum Ergebnis führen, oder lässt sich das Meeting mit einer anderen Zusammenkunft zusammen legen?

Vorbereitung

Bereiten Sie sich, Ihre Präsentation und – wenn Sie selbst einladen auch die Rahmenbedingungen – gut vor.

Persönliche Vorbereitung
  • Was sind die Themen dieses Meetings?
  • Was sind Ihre Ziele (pro Thema)?
  • Was sollen die Mitarbeiter mitnehmen oder umsetzen?
  • Sollen Einzelne selbst etwas präsentieren?
  • Wie viel Zeit brauchen Sie insgesamt und pro Thema?
  • Wie gliedern Sie den Ablauf?
  • Welche Medien setzen Sie wann ein? (Visualisierung)
Rahmenbedingungen
  • Welche technischen Hilfsmittel werden gebraucht?
  • Was muss organisiert werden (Raum, Bestuhlung, Unterlagen, Catering, etc.)?
  • Was müssen die Mitarbeiter mitbringen oder selbst vorbereiten?
Teilnehmerzahl

Halten Sie die Teilnehmerzahl so gering wie möglich. Nur wer unbedingt gebraucht wird, sollte eingeladen werden: Die Relevanz der Teilnahme einer Person klärt sich aus folgenden Fragen:

  • Ist sie von der Entscheidung der Sitzung direkt betroffen?
  • Verfügt sie über das entsprechende Fachwissen?
  • Führt sie die Entscheidung aus?
  • Hat sie Erfahrung mit ähnlichen Problemen gesammelt?
  • Trägt sie verwaltungsmäßige oder rechtliche Verantwortung bei der Entscheidung (z.B. Controller, Finanzdirektor, Personalleiter)?
  • Wird sie als erfahrener Berater und Problemlöser geschätzt und für die Fragestellungen dieser Konferenz gebraucht?
Zeitpunkt / Dauer

Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt. Beachten Sie die Verfügbarkeit und Vorbereitungsmöglichkeiten der Teilnehmer.
Beginn: Vormittags. Möglichst nicht am frühen Nachmittag.
Dauer: So lange wie nötig und so kurz wie möglich!

  • Reine Info-Meetings max. 45 Minuten
  • Entscheidungs-Meetings max. drei Stunden
  • Veranschlagte Zeit pro Agenda-Punkt festlegen.
  • Anfangszeit und Ende der Gesamtbesprechung festlegen
  • Halten Sie sich daran!
Pünktlichkeit
  • Beginnen Sie pünktlich. Wer einmal auf verspätete Teilnehmer wartet, wartet immer.
  • Stellen Sie zu Beginn des Meetings die Agenda und pro Punkt die aufzubringende Zeit sowie das Ziel vor.
  • Sollte sich jemand verspäten, informieren Sie ihn nicht über bereits besprochenen Inhalt
  • Informieren Sie die Teilnehmer zu Beginn über die veranschlagte Zeit pro Agenda-Punkt und über den geplanten Zeitpunkt des Endes der Gesamtbesprechung.
  • Halten Sie sich an zeitliche Vorgaben!
  • Halten Sie Pausen unabhängig vom Diskussionsstand immer pünktlich ein.
Pausen:
  • Bei längeren Veranstaltungen (Tagung, Konferenz) regeln Sie die Pausenzeiten.
  • Bei reinen Vorträgen: alle 45 Minuten eine Kurzpause.
  • Bei sonstigen Präsentationen oder Gruppendiskussionen alle 90 Minuten eine größere Pause (15-20 Minuten).
Spielregeln
  • Vereinbaren Sie mit den Teilnehmern gemeinsam sog. Spielregeln, wie z. B.:
  • Wertschätzung, Ausreden lassen, kurze Statements, o.a.,
  • Einzelne Redebeiträge zeitlich begrenzen. Viel-Erzähler freundlich abwürgen.
  • Unvorbereitete Agenda-Punkte und Teilnehmer nicht tolerieren.
  • Keine weiteren TOPs zulassen
  • Beschlüsse in Übereinstimmung mit allen gemeinsam zu fassen,
  • Verhalten bei persönlichen Störungen einzelner.
  • Handys, Smartphones ausschalten. Das gilt auch für alle anderen Mobilgeräte, sofern diese nicht für das aktuelle Thema benötigt werden.
  • Visualisieren Sie diese Regeln. (z.B. sichtbar aufhängen)
Zeitmanager + Protokollführer
  • Betrauen Sie einen Teilnehmer mit der Verantwortung für die Protokollführung.
  • Benennen Sie einen Teilnehmer, der auf zielorientierten Ablauf und die Zeiteinhaltung achtet.
Gesprächsführung / Gruppenführung
  • Halten Sie Unterbrechungen unter Kontrolle und blocken Sie Killerphrasen wie „Das klappt ja sowieso nicht“ ab.
  • Erkennen Sie kritische Punkte in Diskussionen, ablenkende Unterhaltungen, Abschweifungen, Meinungsverschiedenheiten, den „toten Punkt“, übereilte Beschlüsse oder falsche Entscheidungen und führen Sie die Diskussion in Richtung Ergebnis.
  • Beachten Sie aufkeimende Widerstände und Kleingruppenbildung und lösen Sie diese auf.
Entscheidungen / Maßnahmen / Vereinbarungen
  • Wiederholen Sie die Entscheidungen und Maßnahmen, um die Zustimmung der Teilnehmer sicher zu stellen und Missverständnisse auszuschließen.
  • Fassen Sie am Ende der Sitzung oder jedes Themenblocks die Ergebnisse zusammen.
  • Treffen Sie konkrete Vereinbarungen: Wer? – Was? – Bis Wann? – An wen? – Wie? und dokumentieren Sie diese.
Nach dem Meeting
  • Verlaufs- Erfolgskontrolle
  • Ergebnisprotokoll innerhalb von 24 – 48 Stunden an alle verteilen.
  • Kontrolle der beschlossenen Schritte (Terminierung)
  • Beschlüsse und Maßnahmen schriftlich fixieren
  • ggf. Themen und Termin für nächste Sitzung festlegen
  • Früher fertig als geplant? Gratulation. Ziehen Sie das Meeting nicht künstlich in die Länge. Alle Beteiligten werden sich über „geschenkte“ Zeit freuen.

Wenn Sie so vorgehen, werden Sie die Zeit, die Sie in Meetings oder Konferenzen anderer verbringen, stark verkürzen. Sie haben mehr Zeit für Ihre Führungs- und Kernaufgaben.  Ihr persönliches Zeitmanagement wird weniger durcheinander geworfen. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Sie selbst nur noch effiziente Meetings durchführen, die zu konkreten Ergebnissen führen.

 

 

 

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