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Online-Meetings werden fester Bestandteil f├╝r jede F├╝hrungskraft

Das Onlinearbeiten und Online-Meetings werden Ihnen als F├╝hrungskraft noch eine ganze Weile erhalten bleiben, v├Âllig unabh├Ąngig, wie es mit der Corona-Krise weitergeht.

Vielleicht bietet Ihr Unternehmen aus den Erfahrungen der letzten Corona-Wochen das Arbeiten im Homeoffice vermehrt an und Ihre Mitarbeiter wollen dieses Angebot in wachsendem Ma├č nutzen.

Oder Sie als F├╝hrungskraft wollen ├Âfter im Homeoffice arbeiten, gleichzeitig aber den notwendigen Kontakt zu ihren Mitarbeitern, Kollegen, Ihren Chefs oder Kunden halten. Online-Meetings werden vermehrt fester Bestandteil Ihres F├╝hrungsalltags.

Um Schwung in Ihre Online-Meetings zu bringen und in kurzer Zeit Ergebnisse zu erreichen, helfen Ihnen die folgenden Punkte.

So wird Ihr Online-Meeting ein Erfolg

Viele Online-Meetings sind schnell langweiligMeetings sind schon in der Offline-Variante in den meisten F├Ąllen wenig effizient. Oder wie mein Coach einmal sagte:

„Das Einzige, das bei den meisten Meetings herauskommt, sind die Teilnehmer, die vorher reingegangen sind.ÔÇť

Bei Online-Meetings ist die Gefahr noch gr├Â├čer, dass Sie bei Ihren Mitarbeitern in die Kategorie ÔÇ×Ach nee, nicht schon wiederÔÇť abrutschen. Sie empfinden wom├Âglich diese Meetings als l├Ąstige Pflichtveranstaltungen, die in erster Linie Zeit rauben.

Die Teilnehmer sind nicht mehr konzentriert dabei, besch├Ąftigen sich nebenbei mit anderen Dingen, wie z.B. Emails checken, Post erledigen oder anderem. Vieles, was Sie ihnen mitteilen, geht verloren. Doch das muss nicht sein.

Damit Ihre Online-Meetings spannend und (inter-) aktiv bleiben, allen Beteiligten sogar Spa├č machen, brauchen Sie nur ein paar Kniffe & Tricks zu beherrschen.

  1. Ihre Vorbereitung
  2. Ihre Rollenklarheit
  3. Die Technik kennen und k├Ânnen
  4. Spannung halten – zum Mitmachen anregen
  5. Abwechslungsreich pr├Ąsentieren

Ihre Vorbereitung

Ziele festlegen

Erstellen Sie eine Agenda. Legen Sie f├╝r jedes einzelne Besprechungsthema das Ziel fest.

Kl├Ąren Sie dies mit den Fragen:

  • Was genau wollen Sie mit diesem Thema erreichen?
  • Was sollen die Teilnehmer nach dem Meeting mit den Inhalten und Ergebnissen tun?

Wenn Sie kein Ziel formulieren k├Ânnen, geh├Ârt das Thema nicht ins Meeting.

Dauer: kurz und knackig

Legen Sie Termin und Dauer des Meetings fest. Entscheiden Sie auch, wie viel Zeit Sie pro Thema veranschlagen wollen. Das richtet sich nach Ihrem Ziel (siehe oben). Senden Sie den Teilnehmern den Link zum Online-Meeting per E-Mail zu.

Grunds├Ątzlich gilt: Lieber kurz und knackig als langwieriges Zerreden. Je l├Ąnger ein Online-Meeting dauert, desto mehr sollten die Teilnehmer aktiv mitarbeiten k├Ânnen.

St├Ârungen und Ablenkungen beseitigen

R├Ąumen Sie alle Nebenbesch├Ąftigungen weg. Schalten Sie St├Ârungen wie Telefon oder Handy ab. Schlie├čen Sie Ihr Emailprogramm. Beenden Sie alle anderen Programme, die Sie f├╝r das Online-Meeting nicht brauchen.

Minimieren Sie sonstige Hintergrundger├Ąusche. Diese wirken bei den ├╝ber Web verbundenen Teilnehmern deutlich st├Ârender als vor Ort.

Machen Sie sich bewusst: Hier sind Sie Vorbild. Je mehr St├Ârungen Sie zulassen, desto mehr davon erlauben sich auch Ihre Mitarbeiter.

Weisen Sie Ihre Teilnehmer vor Beginn jedes Online-Meetings darauf hin, dass auch sie alles, was zus├Ątzliche Bandbreite und Arbeitsspeicher verbraucht, sowie alle anderen St├Ârungen vor Beginn abschalten. Das stellt sicher, dass die Teilnehmer konzentriert dabeibleiben und nicht nebenbei mit anderen Aktivit├Ąten (zum Beispiel Emails checken) besch├Ąftigt sind.

Hintergrund und gutes Licht

Nutzen Sie einen Hintergrund, z.B. einen Paravent, einen Vorhang oder setzen Sie sich so, dass Sie vor einer leeren Wand sitzen. So kommen die Teilnehmer gar nicht erst in Versuchung zu ÔÇ×untersuchenÔÇť, was denn ihr/e Chef*In so alles im B├╝ro stehen hat.

Sorgen Sie f├╝r die richtige Ausleuchtung. Sie sollten weder halb im Dunkeln verschwinden noch von der Sonne geblendet werden. Beides macht die Teilnahme f├╝r ihre Mitarbeiter unn├Âtig anstrengend.

Legen Sie sich alle n├Âtigen Unterlagen bereit, sowohl offline als auch auf Ihrem Desktop.

Mein Tipp: Legen Sie sich Links, die Sie den Teilnehmern geben wollen, vorher in ein Dokument auf Ihren Desktop. So brauchen Sie diese nur noch mittels Copy and Paste in den Chat zu setzen.

Eine gute Vorbereitung ist das A & O bei Online-Meetings und anderen M├Âglichkeiten von ├ťbertragungen im Netz.

Die Technik kennen und k├Ânnen ÔÇô Was erm├Âglicht Ihre Software?

F├╝r Online-Meetings vorher Technik gr├╝ndlich testenF├╝r ein Online-Gespr├Ąch, z.B. ├╝ber Zoom, Skype oder ein anderes Webkonferenztool mit einem Mitarbeiter, Kollegen oder Chef braucht es in aller Regel nicht viele Funktionen. Eine Kamera mit internem oder externem Mikrophon oder ein Headset, eine Screensharing-Funktion und ein Internetanschluss reichen aus.

F├╝hren Sie online-Meetings mit Ihrem Team durch, h├Ąngt es von Ihren Zielen, der Teilnehmerzahl und der Dauer des Meetings ab, welche Funktionalit├Ąten Sie brauchen bzw. einsetzen k├Ânnen. Diese kleine Liste gibt Ihnen einen ├ťberblick:

  • Umfrage-Funktionen
  • Chat-Funktion
  • Screen-Sharing
  • Whiteboard
  • Moderator-Funktion
  • Breakoutrooms (Kleingruppenr├Ąume)
  • Integration von Corporate Identity und White Label
  • M├Âglichkeiten, die Veranstaltung aufzuzeichnen
  • Dauer-Limitierung pro Veranstaltung (meistens nur bei kostenfreien Versionen)

Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik vertraut. Probieren Sie Kamera, Mikrophon, Headset und alle technischen M├Âglichkeiten und ÔÇ×SpielereienÔÇť Ihres Webkonferenzsystems aus. Das gibt Ihnen Sicherheit.

Mein Tipp: Wenn Ihre Mitarbeiter mit der Teilnahme an Online-Meetings noch unge├╝bt sind: Machen Sie vorher zur Probe ein Technik-ÔÇ×SpieleÔÇť-Meeting. So k├Ânnen alle mal an allen Kn├Âpfen dr├╝cken, drehen und mit der Technik ÔÇ×spielenÔÇť. Das nimmt Angst und spart Zeit f├╝r das reale Online-Meeting.

Eine gute Internetverbindung sorgt f├╝r st├Ârungsfreie Teilnahme. Schalten Sie w├Ąhrend des Online-Meetings alle anderen Internetressourcen, wie zum Beispiel Ihr Emailprogramm ab. Auch alle anderen Programme, die Arbeitsspeicher verbrauchen, schalten Sie aus.

Hat ein Mitarbeiter keine ausreichende Internetverbindung, nutzen Sie die telefonische Einwahl. Hinweis: Probieren Sie das vorher selbst aus!

Die Technik bei Online-Meetings ist kein Hexenwerk. Dennoch sollten Sie zur Sicherheit alle Funktionalit├Ąten vor dem Meeting ausprobieren, um unangenehme ├ťberraschungen zu vermeiden.

Ein Muss: Ihre Rollenklarheit

Was ist Ihre konkrete Rolle in diesem Online-Meeting? Zum Beispiel: Sind Sie heute Moderator und/oder Entscheider? Halten Sie eine Pr├Ąsentation oder ein Kurztraining? Ihre Rolle h├Ąngt von Ihren Zielen f├╝r dieses Online-Meeting bzw. f├╝r die Einzelthemen ab (siehe oben) und kann durchaus wechseln.

Sind Sie bei einem Schwerpunktthema Unterst├╝tzer f├╝r einen Ihrer Mitarbeiter, der ein Teilthema als Hauptpr├Ąsentator durchf├╝hrt?

Und wer ist der Schriftf├╝hrer? Diese Aufgabe sollten Sie unbedingt delegieren. Entweder an einen Begleiter/Meeting Assistenten oder an einen Ihrer Mitarbeiter. Auch in Online-Meetings sollten Sie die Ergebnisse und Folgeaufgaben, die ber├╝hmten 5-W-Fragen, schriftlich festhalten und anschlie├čend an die Teilnehmer verschicken.

Vielleicht sind Sie aber selbst Gast mit einem aktiven Part im Online-Meeting eines anderen Gastgebers, z.B. bei einem Kollegen, Ihrem Chef oder einem Kunden. Was wird da von ihnen erwartet?

Kl├Ąren Sie bei Online-Meetings schon im Rahmen Ihrer Vorbereitung, welche Rolle(n) Sie wann ├╝bernehmen.

Spannung halten – zum Mitmachen anregen

als Online-Meeting-LeiterIn-und-F├╝hrungskraft Spannung haltenÔŚś Halten Sie keine Monologe! Lassen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv teilhaben. Zum Beispiel steuern Sie durch gezielte offene Fragen. Regen Sie zum Selbstdenken und sich Einbringen an.

ÔŚś Nehmen Sie die Teilnehmer in die Pflicht: Sprechen Sie Betroffene/Einzelne h├Ąufig pers├Ânlich mit Namen an. Stellen Sie kleine, sofort umsetzbare Aufgaben.

ÔŚś Binden Sie Ihre Mitarbeiter interaktiv ein. Zum Beispiel ├╝ber Whiteboards. Dort k├Ânnen die Teilnehmer selbst aktiv Stichworte schreiben, Zeichnungen erstellen, Prozesse aufmalen oder vorbereitete Moderationskarten hin und herschieben.

ÔŚś Nutzen Sie Umfragetools f├╝r Meinungsumfragen oder Abstimmungen. Arbeiten Sie in Kleingruppen, soweit das Thema und Ihr Webkonferenzprogramm das zulassen.

ÔŚś Wenn Sie mit dem Chat arbeiten, achten Sie darauf, dass Sie regelm├Ą├čig in den Chat schauen. Sie werden sich wundern, wie genau die Teilnehmer darauf achten, ob Sie ihren Beitrag wirklich durch Aufmerksamkeit w├╝rdigen. Besser ist es, Sie lassen den Chat ausgeschaltet und stellen regelm├Ą├čig konkrete Fragen an die Gruppe und/oder an Einzelne.

Grundregel f├╝r Online-Meetings: Alle 3-5 Minuten sollten die Teilnehmer etwas aktiv tun. Ob das Zeichnen, ein Wortbeitrag oder anderes ist. So halten Sie alle interessiert ÔÇ×bei der StangeÔÇť.

5-Minuten-H├Ąppchen

Fassen Sie nach f├╝nf Minuten die bislang besprochenen Ideen oder Aussagen zusammen. Lassen Sie z.B. die Gruppe abstimmen, welche der vorgestellten L├Âsungen als erstes angegangen werden sollte.

Oder lassen Sie anzeigen, wer Fragen hat. Dies z.B. mit den Daumen hoch oder runter Emojis, mit Handzeigen und sonstigen Emojis, die sich in einigen Online-Meeting-Programmen befinden.

Halten Sie die Spannung in Ihren Online-Meetings hoch indem Sie Ihre Mitarbeiter interaktiv beteiligen nach der 3-5 Minuten Regel.

Abwechslungsreich pr├Ąsentieren

Versciedenen Medien bringen Abwechslung in Pr├Ąsentation im Online-MeetingBieten Sie Abwechslung f├╝r die Augen!

Wechseln Sie ab zwischen Ihrem verbalen Input, in dem die Teilnehmer Sie und ihnen in die Augen sehen k├Ânnen, Bildschirmpr├Ąsentation, zum Beispiel PowerPoint und Flipchart-Pr├Ąsentation.

  • Bei PowerPoint: Achten Sie darauf, dass die Folien wenig Text enthalten. Arbeiten Sie ├╝berwiegend mit Bildern. Nutzen Sie gro├če und klare Schrifttypen, visualisierte Strukturierung, ruhige Hintergr├╝nde.
  • Beim Flipchart: Entwickeln Sie live die Inhalte auf dem Flipchart. Nehmen Sie die Wortbeitr├Ąge Ihrer Mitarbeiter in die Visualisierung auf.

Mein Tipp: Pr├╝fen Sie vorher die Einstellung Ihrer Kamera, ob die Schrift f├╝r die Teilnehmer lesbar ist -gut sichtbare Gr├Â├če und nicht spiegelverkehrt.

Entscheiden Sie, ob Sie das Meeting, ganz oder teilweise aufzeichnen wollen. Dies bietet sich z.B. an, wenn Sie neue Prozesse oder praktische Umsetzungen demonstrieren. Diese Teilsequenzen k├Ânnen Sie ihren Mitarbeitern zum sp├Ąteren Anschauen zur Verf├╝gung stellen.

Nutzen Sie verschiedene Pr├Ąsentationsmedien. Das erleichtert Ihren Teilnehmern die Aufnahme.

Sind Sie fit f├╝r Ihre Online-Meetings?

Sind Sie ein alter ÔÇ×Online-HaseÔÇť, eine F├╝hrungskraft, die l├Ąngst mit den technischen M├Âglichkeiten von Online-Meetings, Webinaren und anderen Online-Veranstaltungen vertraut ist? Dann freue ich mich ├╝ber Ihre Kommentare und Tipps, von denen andere F├╝hrungskr├Ąfte sicherlich profitieren k├Ânnen.

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