Führungskraft ist frei von MultitaskingHaben wir jüngst geklärt, warum Multitasking nicht funktionieren kann, möchte ich Ihnen heute zwei Erfolgs-Beispiele aus dem Führungsalltag an die Hand geben. Die folgenden Auszüge aus Coachings zeigen, wie sich Führungskräfte in verschiedenen Situationen aus der Multitasking-Falle befreien konnten. Ich danke an dieser Stelle meinen Coachees für die jeweils angenehme Zusammenarbeit und freue mich, heute viele Singletasker entspannt bei der Arbeit zu erleben!

 

 

Frau A., Abteilungsleiterin mit 15 Mitarbeitern

Frau A. fühlte sich im Dauerstress; sie hatte das Gefühl, ständig unter Druck zu stehen. Hinzu kam das Gefühl, immer etwas vergessen zu haben. So kam es, dass sich das Gedankenkarussell auch zu Hause weiterdrehte und Frau A. einfach nicht abschalten konnte. Sie merkte, dass sie immer häufiger Termine verpasste oder vergaß und dass Termin-Doppelbelegungen immer öfter vorkamen.

Als Frau A. mich ansprach, stand sie vor einer lang geplanten Aufgabe. Trotz langer Planung erschien Frau A. das Timing plötzlich, fast schon unerwartet. Um ihre neue Herausforderung zu bewältigen, musste sie oft sehr lange im Büro arbeiten. In der Folge sagte Frau A. Termine mit ihren Freundinnen ab, die das wenig lustig fanden. Auch ihr Mann war nicht begeistert, ständig für Kindertermine einzuspringen. Frau A.s Fitnesscenter-Abo zahlte sie letztlich auch umsonst.

Frau A. kam zu kaum etwas – und doch fühlte sie sich dauerbeschäftigt, überlastet, abgespannt. Das quälende Gefühl, nicht genügend geschafft zu haben, führte zur ständigen Sorge, etwas vergessen zu haben. Kein schönes Leben! Frau A. war gestresst, was sie auf andere chaotisch wirken ließ. Eine Führungskraft, die überfordert wirkt, macht keinen guten Eindruck.

 

Ursachenforschung: Multitasking erdrückt

Frau A. lernte ich komplett abgespannt kennen. Ihr gehetztes Wesen gab mir selbst schon das Gefühl, ich müsse mich beeilen. Wir fanden die Ursachen ihrer ständigen Gehetztheit heraus:

  • Es fehlte an einem Überblick, an einem Plan und an einer Struktur. Ein ungeplanter Tagesablauf lässt einen reagieren, aber nicht agieren. Frau A. kümmerte sich sofort, wenn Mitarbeiter auf sie zukamen, Kollegen Fragen hatten oder aktuelle Situationen Reaktionen erforderten.
  • Frau A. versuchte, sich mit Kalendern zu strukturieren, nahm jedoch vier unterschiedliche Kalender zur Hilfe: einen beruflichen in Outlook, einen privaten Wandkalender für familiäre Termine, Feiern, Geburtstage, etc. sowie einen Kinderkalender, in dem Dinge wie Elternsprechtag oder schulfreie Tage verzeichnet waren. Um die Verwirrung zu komplettieren, zeigte ein vierter Kalender in Buchform persönliche Termine wie Verabredungen mit Freundinnen oder Arztterminen. Dass der Mann von Frau A. einen eigenen Privatkalender führt, machte die Sache nicht einfacher.

Wir haben damit begonnen, das Kalender-Wirrwarr zu sortieren. Ein Kalender, der alle Beteiligten bedient, war die Lösung für das Terminchaos. Da die Kinder von Frau A. kein Smartphone besaßen, suchten wir eine analoge Lösung. Der ältere Sohn hat mit acht Jahren zwar ein Handy, digitale Terminabsprachen sind damit jedoch nicht möglich. Also einigten sich Frau A. und ihr Mann darauf, ihre eigenen Termine über die Cloud abzugleichen und einmal monatlich einen Kalender mit allen Terminen, auch die der Kinder, auszudrucken und an den Kühlschrank zu heften. Etwaige Änderungen trugen die Kids selbstständig ein.

Um Singletasking bei Frau A. zu etablieren, zeigte ich ihr, wie schriftliche Tagespläne mit sämtlichen Aufgaben, To-Do’s und Aktivitäten aussehen können. Auch disziplinierte Tagesabschlüsse gehören dazu. Wir setzten Prioritäten und richteten Blockzeiten ein, in denen sich Frau A. ungestört einem Thema widmen konnte.

Das entstresste die Situation ungemein! Frau A. schafft heute durch die Priorisierung und die weiteren Maßnahmen deutlich mehr. Sie weiß, was sie erwartet, wenn sie morgens aufsteht, hat einen Plan und lässt sich auch durch Unvorhergesehenes nicht mehr aus der Ruhe bringen. Ihre Freundinnen und ihr Mann können wieder entspannter mit ihr umgehen und auch ihre Söhne sowie ihre Vorgesetzten sind froh, eine sortierte Frau A. zu haben, die aus dem Reagieren ins Agieren gekommen ist.

Herr M., Controller mit 5 Mitarbeitern

Ohne Multitasking ist Führungsalltag effizienterHerr M. arbeitet als Controller in einem IT-Unternehmen und hat 5 Mitarbeiter zu führen. Sein „always-on“-Status sorgt dafür, dass er nicht abschalten kann: selbst am Wochenende oder im Urlaub ist Herr M. pflichtbewusst immer erreichbar. Abends um 23 Uhr beantwortet er noch E-Mails und ist als engagierte Führungskraft auch viel in den sozialen Netzwerken unterwegs. Die sind schließlich auch immer online.

Persönliche Gespräche schafft Herr M. nicht, ohne mehrfach auf sein Smartphone zu schauen. Seine Kollegen finden das unhöflich und haben ihm das bereits gesagt. Auch sein Chef ist wenig begeistert: Herr M.s Angewohnheit, selbst beim Autofahren zu telefonieren und SMS oder Nachrichten über WhatsApp zu schreiben, findet er mehr als gefährlich.

 

Herr M. wird vom Multi- zum Singletasker

Mit Herrn M. ins Gespräch zu kommen, war auch für mich eine Herausforderung: es war schon fast gespenstisch, dass er fast schon automatisiert regelmäßig zum Smartphone griff, um nach Neuigkeiten zu schauen. Auch bei Herrn M. war das Reagieren viel ausgeprägter als das Agieren. Also mussten wir streng vorgehen, um ihn aus der Multitasking-Falle ins Singletasking zu kriegen:

1. Wir legten Online-Zeiten fest. Innerhalb dieser Zeitspannen kann Herr M. seine E-Mails bearbeiten, sich um die Social-Media-Kanäle kümmern oder per WhatsApp kommunizieren. Dazwischen verpflichtete sich Herr M. sich selbst gegenüber, offline zu bleiben.

2. Konkret haben wir Blockzeiten für elektronische Medien bzw. Online-Tätigkeiten eingeführt. Außerhalb dieser Zeiten war Offline-Pflicht für Herrn M. Im Büro geht er nur noch maximal dreimal täglich online – und dann nur dienstlich. Abends im heimischen Umfeld begrenzten wir seine Online-Zeiten auf 60 Minuten. Anschließend haben alle elektronischen Geräte aus zu sein. 2,5 Stunden vor dem Einschlafen benutzt Herr M. keine elektronischen Geräte mehr – und schläft nun deutlich besser!

3. Herr M. schaffte sich ein zweites Smartphone an, um Privates und Dienstliches besser zu trennen.

4. Nach 18 Uhr werden keine E-Mails mehr gelesen, geschweige denn beantwortet oder selbst verfasst. Kann Herr M. nicht an sich halten, kann er E-Mails zwar verfassen, aber als Entwurf abspeichern und nicht senden. Dieser Schritt dient nicht nur zur Selbsterziehung, sondern auch dazu, Gesprächspartnern „beizubringen“, dass Herr M. nach 18 Uhr Feierabend hat.

5. Für die E-Mail- und Smartphone-freie Zeit stellt sich Herr M. einen Wecker: mindestens drei Stunden am Stück muss er aushalten. Sie dürfen mir glauben: leicht ist das nicht für ihn!

 

Private Änderungen bei Herrn M.

Neben diesen neuen Arbeitsregeln mussten wir uns auch etwas für Herrn M.s Privatleben einfallen lassen. In diesem extremen Beispiel kann man fast schon von einer Sucht sprechen. So war es wichtig, dass Herr M. privat beschäftigt ist. Wir sprachen über Hobbies, die er reaktivieren kann, und er entschied sich für Sport. Ein guter Freund nahm ihn unter seine Fittiche, um ihn beim Dranbleiben zu unterstützen.

Weiter haben wir geprüft, ob Herr M. wirklich bei jedem Social Network Mitglied sein muss: Twitter, Facebook, Instagram, Google Plus – da gehen Stunden drauf! Wir sortierten aus und führten feste Blockzeiten dafür ein. Außerdem einigten wir uns, dass das Smartphone nachts ausgeschaltet wird – nicht nur stumm gestellt, sondern wirklich ausgeschaltet wird.

Um all das zu schaffen, sich selbst zu motivieren und am Ball zu bleiben, haben wir ein Buch über die Offline-Zeiten eingeführt. Herr M. arbeitet bewusst mit einer To-Do-Liste. All diese Schritte, die massiv in Herrn M.s Leben eingreifen, testen wir nun seit einer Woche, nach einer weiteren werden wir uns besprechen und neu sortieren. Der Zwischenstand aber beeindruckt! Natürlich fällt es Herrn M. noch schwer, aber er sieht wieder Land und hat etwas sehr Wertvolles gewonnen, was ihm noch vor einer Woche fast fremd schien: Zeit.

 

Vom Multitasking zum Singletasking

Sie sehen, liebe LeserInnen: die Situationen, in denen Sie in die Multitasking-Falle tappen können, sind ganz verschieden. Für Frau A. war das Priorisieren und Sortieren des Tages von größter Bedeutung, bei Herrn M. hieß die Devise: reduzieren, was geht. Es gibt also keinen Pauschaltipp, der Sie vom Multitasking befreit und erfolgreiches Singletasking etabliert.

Dennoch gibt es Tipps, die jeden verzweifelten Multitasker schon deutlich befreien! Diese lernen Sie in folgenden Blogbeitrag kennen. Sind Sie bereits tief in der Multitasking-Falle gefangen, können Sie mich jederzeit kontaktieren – mit behutsamen Schritten werden Sie zum agierenden Singletasker!

 

Und wie sieht’s mit Ihrem Multitasking aus?

 

Prüfen Sie mit dem folgenden kleinen Gratis-Check mal Ihr Multitasking-Verhalten. Vielleicht finden Sie sich ja in der einen oder anderen Multitasking-Falle wieder.

 

Möchten Sie auch gern raus aus ihrem Multitasking-Hamsterrad?
Vielleicht möchten Sie sich auch gern mal im Singletasking ausprobieren?
Dann können Sie dies mit meinen 7 leicht umsetzbaren Schritten ziemlich einfach erreichen.
Meistern auch Sie Ihren Führungsalltag gelassen und dabei sehr effizient!

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7 Schritte aus der Multitasking-Falle

 

 

 

 

 

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