Prioritäten setzen! Lichten Sie Ihren Aufgaben-Dschungel

Das sind die wesentlichen Punkte, aus denen ein effektives Zeitmanagement besteht. Jede Führungskraft, die einen Bereich oder eine Abteilung zu verantworten hat, steht oftmals jeden Morgen vor dem gleichen Problem: Wie setze ich die richtige Prioritäten?

Auf dem Schreibtisch etliche Notizen von der Sekretärin: Diese Kunden wünschen einen Rückruf, der Chef bittet zu einem Gespräch, eine andere Abteilung braucht aktuelle Zahlen.

Außerdem steht heute ein kurzfristig anberaumtes Meeting an, ein Mitarbeiter hat sich krank gemeldet und seine Termine müssen abgefangen werden.

Dabei war der Terminkalender ohnehin bereits gut gefüllt, eine Vorstandspräsentation will noch fertiggestellt werden und für eine Außendiensttagung müssen ebenfalls noch Vorbereitungen getroffen werden. Der EMail Eingang zeigt 58 Mails, die gesichtet, bearbeitet und gegebenenfalls auch beantwortet werden wollen!

Setzen Sie Prioritäten!

Um hier den Überblick nicht zu verlieren und im Alltagswahnsinn nicht unterzugehen, können Sie eine einfache Prioritätenmatrix nutzen. Dazu stellen Sie sich bei jeder Aufgabe zwei Fragen:

• Ist die anstehende Aufgabe wichtig oder eher unwichtig? Die Wichtigkeit bezieht sich hierbei auf Ihre Funktion als Führungskraft: Müssen Sie die Aufgabe unbedingt selbst in Angriff nehmen oder kann sie jemand anderes erledigen?
• Ist die Aufgabe dringlich oder weniger dringlich? Müssen Sie sich sofort darum kümmern oder kann sie verschoben werden?

Prioritäten: Was sind nun A-, oder B- oder C-Aufgaben?

A-Aufgaben sind: Aufgaben, die Ihr sofortiges Handeln erfordern und die sofort erledigt werden müssen. Diese sind nicht mehr verschiebbar und Sie sollten sie sofort anpacken. Es sind die Aufgaben, an denen Sie, Ihre Kompetenz, Ihr Erfolg gemessen werden. Fragen Sie sich: Was sind meine Aufgaben als Führungskraft? Was wird von mir erwartet? Warum habe ich diese Position eingenommen?

A-Aufgaben sind auch all jene, deren Nichterledigung Ihnen Ärger einbringt, deren Liegenlassen oder Verschieben Ihre Abteilung oder Kollegen, Mitarbeiter, Kunden, Ihren Chef in ihrem Weiterarbeiten oder Weiterkommen behindert. Aber bedenken Sie dabei: Nicht alles, was auf Ihrem Tisch landet, sind A Aufgaben!

B-Aufgaben sind wichtig, aber eben nicht dringend. Sie müssen demnach nicht sofort oder noch heute erledigt werden. Dazu gehören z.B. die Entwicklung von Umsatzplanungen, das Durchdenken eines größeren Projektes oder Ihre persönliche Weiterbildung. Dies alles sind zwar Chefsachen, müssen aber nicht sofort, heute und jetzt erledigt werden. Wichtig bei B-Aufgaben ist die feste Planung in Ihrem Terminkalender, damit diese nicht im allgemeinen Alltagtrubel untergehen und Sie am Tag X, wenn die B-Aufgabe sich zu einer A-Aufgabe geworden ist, nicht in Hektik oder unter Druck geraten.

B-Aufgaben sind zumindest teilweise delegierbar und können in Teilbereichen von anderen durchgeführt werden. Hier ist Ihre Delegationskompetenz gefragt! Wichtig hierbei sind schriftlich, fest geplante Kontrolltermine von Ihrer Seite, damit Sie die Zuarbeit Ihrer Mitarbeiter nicht aus den Augen verlieren.

C-Aufgaben sind immer noch dringend, aber nicht wichtig. Diese sollte jemand anders erledigen. Delegieren Sie. Im Entscheidungsfall sind C-Aufgaben immer nachrangig.
Natürlich werden Sie auch als Führungskraft häufig mit C-Aufgaben konfrontiert werden. Mit Hilfe der Matrix lassen sich diese aber schneller erkennen. Erfahrene Führungskräfte können damit deren Delegation um über 40 Prozent steigern.

Generell delegierbare Arbeiten sind z.B.

• Routineaufgaben
• Recherche
• Detailaufgaben
• Präsentationsmittel gestalten wie z.B. Folien, Charts usw.

Indem Sie sich weitestgehend von C-Aufgaben befreien, können Sie sich ganz auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Wie sieht’s denn in Ihren Prioritäten aus?

Kommen Sie entspannt durch Ihren Führungsalltag und folgen immer Ihren Prioritäten, oder „überholt“ Sie der tägliche Alltagswahnsinn regelmäßig?

 Wenn Sie  das Gefühl haben, mehr reagieren zu müssen als selbst zu agieren. Wenn Sie Ihre Zeit und Aufgaben lieber selbst steuern wollen und Sie sich mehr auf Ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren wollen, lassen sie uns sprechen. Eine meiner Spezialitäten ist es, Führungskräften in ALLEN Bereichen zu einem entspannten und dabei sehr erfolgreichen Führungsalltag zu verhelfen.

Ich bin ganz sicher, dass wir das mit wenig Aufwand auch für Sie hinkriegen.

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