So bringen Sie als Führungskraft Schwung in Ihre Online-Meetings

Online-Meetings sind inzwischen fester Bestandteil unserer Arbeitswelt.  Eine häufige Aufgabe als Führungskraft ist also, das(Durch-) Führen von Onlinemeetings.

Doch darin liegt auch die besondere Herausforderung. Online-Meetings sollten nicht in langweiligen PowerPoint-Schlachten ausarten und auch Präsenzmeetings können nicht einfach 1:1 auf Onlinemeetings übertragen werden. Beides ist langweilig. Beteiligten, oder besser gesagt: die Anwesenden, lassen sich „beschallen“, sind abgelenkt, weil sie sich nebenbei mit anderen Dingen beschäftigen. Informationen gehen verloren, Vereinbarungen kommen nicht an und werden „vergessen“, Ergebnisse werden nicht erreicht und jedem graut es schon vor dem nächsten Meeting.

Als Führungskraft sind Sie für den Erfolg und das Mitarbeiten der Teilnhmer verantwortlich. Führen Sie also aktive, Spaß-machende Meetings durch, bringen Sie Schwung rein.

Um Schwung in Ihre Online-Meetings zu bringen und in kurzer Zeit Ergebnisse zu erreichen, helfen Ihnen die folgenden Punkte.

So wird Ihr Online-Meeting ein Erfolg

Meetings sind schon in der Offline-Variante in den meisten Fällen wenig effizient. Oder wie mein Coach einmal sagte:

Bei Online-Meetings ist die Gefahr noch größer, dass Sie bei Ihren Mitarbeitern in die Kategorie „Ach nee, nicht schon wieder“ abrutschen. Sie empfinden womöglich diese Meetings als lästige Pflichtveranstaltungen, die in erster Linie Zeit rauben.

Die Teilnehmer sind nicht mehr konzentriert dabei, beschäftigen sich nebenbei mit anderen Dingen, wie z.B. Emails checken, Post erledigen oder anderem. Vieles, was Sie ihnen mitteilen, geht verloren. Doch das muss nicht sein.

Damit Ihre Online-Meetings spannend und (inter-) aktiv bleiben, allen Beteiligten sogar Spaß machen, brauchen Sie nur ein paar Kniffe & Tricks zu beherrschen.

1. Ihre Vorbereitung
2. Ihre Rollenklarheit
3. Die Technik kennen und können
4. Spannung halten – zum Mitmachen anregen
5. Abwechslungsreich präsentieren

Ihre Vorbereitung

Ziele festlegen

Erstellen Sie eine Agenda. Legen Sie für jedes einzelne Besprechungsthema das Ziel fest.

Klären Sie dies mit den Fragen:

• Was genau wollen Sie mit diesem Thema erreichen?
• Was sollen die Teilnehmer nach dem Meeting mit den Inhalten und Ergebnissen tun?

Wenn Sie kein Ziel formulieren können, gehört das Thema nicht ins Meeting.

Dauer: kurz und knackig

Legen Sie Termin und Dauer des Meetings fest. Entscheiden Sie auch, wie viel Zeit Sie pro Thema veranschlagen wollen. Das richtet sich nach Ihrem Ziel (siehe oben). Senden Sie den Teilnehmern den Link zum Online-Meeting per E-Mail zu.

Grundsätzlich gilt: Lieber kurz und knackig als langwieriges Zerreden. Je länger ein Online-Meeting dauert, desto mehr sollten die Teilnehmer aktiv mitarbeiten können.

Störungen und Ablenkungen beseitigen

Räumen Sie alle Nebenbeschäftigungen weg. Schalten Sie Störungen wie Telefon oder Handy ab. Schließen Sie Ihr Emailprogramm. Beenden Sie alle anderen Programme, die Sie für das Online-Meeting nicht brauchen.

Minimieren Sie sonstige Hintergrundgeräusche. Diese wirken bei den über Web verbundenen Teilnehmern deutlich störender als vor Ort.

Machen Sie sich bewusst: Hier sind Sie Vorbild. Je mehr Störungen Sie zulassen, desto mehr davon erlauben sich auch Ihre Mitarbeiter.

Weisen Sie Ihre Teilnehmer vor Beginn jedes Online-Meetings darauf hin, dass auch sie alles, was zusätzliche Bandbreite und Arbeitsspeicher verbraucht, sowie alle anderen Störungen vor Beginn abschalten. Das stellt sicher, dass die Teilnehmer konzentriert dabeibleiben und nicht nebenbei mit anderen Aktivitäten (zum Beispiel Emails checken) beschäftigt sind.

Hintergrund und gutes Licht

Nutzen Sie einen Hintergrund, z.B. einen Paravent, einen Vorhang oder setzen Sie sich so, dass Sie vor einer leeren Wand sitzen. So kommen die Teilnehmer gar nicht erst in Versuchung zu „untersuchen“, was denn ihr/e Chef*In so alles im Büro stehen hat.

Sorgen Sie für die richtige Ausleuchtung. Sie sollten weder halb im Dunkeln verschwinden noch von der Sonne geblendet werden. Beides macht die Teilnahme für ihre Mitarbeiter unnötig anstrengend.

Legen Sie sich alle nötigen Unterlagen bereit, sowohl offline als auch auf Ihrem Desktop.

Eine gute Vorbereitung ist das A & O bei Online-Meetings und anderen Möglichkeiten von Übertragungen im Netz.

Die Technik kennen und können – Was ermöglicht Ihre Software?

Für ein Online-Gespräch, z.B. über Zoom, Skype oder ein anderes Webkonferenztool mit einem Mitarbeiter, Kollegen oder Chef braucht es in aller Regel nicht viele Funktionen. Eine Kamera mit internem oder externem Mikrophon oder ein Headset, eine Screensharing-Funktion und ein Internetanschluss reichen aus.

Führen Sie online-Meetings mit Ihrem Team durch, hängt es von Ihren Zielen, der Teilnehmerzahl und der Dauer des Meetings ab, welche Funktionalitäten Sie brauchen bzw. einsetzen können. Diese kleine Liste gibt Ihnen einen Überblick:

Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik vertraut. Probieren Sie Kamera, Mikrophon, Headset und alle technischen Möglichkeiten und „Spielereien“ Ihres Webkonferenzsystems aus. Das gibt Ihnen Sicherheit.

Eine gute Internetverbindung sorgt für störungsfreie Teilnahme. Schalten Sie während des Online-Meetings alle anderen Internetressourcen, wie zum Beispiel Ihr Emailprogramm ab. Auch alle anderen Programme, die Arbeitsspeicher verbrauchen, schalten Sie aus.

Hat ein Mitarbeiter keine ausreichende Internetverbindung, nutzen Sie die telefonische Einwahl. Hinweis: Probieren Sie das vorher selbst aus!

Die Technik bei Online-Meetings ist kein Hexenwerk. Dennoch sollten Sie zur Sicherheit alle Funktionalitäten vor dem Meeting ausprobieren, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Ein Muss: Ihre Rollenklarheit

Was ist Ihre konkrete Rolle in diesem Online-Meeting? Zum Beispiel: Sind Sie heute Moderator und/oder Entscheider? Halten Sie eine Präsentation oder ein Kurztraining? Ihre Rolle hängt von Ihren Zielen für dieses Online-Meeting bzw. für die Einzelthemen ab (siehe oben) und kann durchaus wechseln.

Sind Sie bei einem Schwerpunktthema Unterstützer für einen Ihrer Mitarbeiter, der ein Teilthema als Hauptpräsentator durchführt?

Und wer ist der Schriftführer? Diese Aufgabe sollten Sie unbedingt delegieren. Entweder an einen Begleiter/Meeting Assistenten oder an einen Ihrer Mitarbeiter. Auch in Online-Meetings sollten Sie die Ergebnisse und Folgeaufgaben, die berühmten 5-W-Fragen, schriftlich festhalten und anschließend an die Teilnehmer verschicken.

Vielleicht sind Sie aber selbst Gast mit einem aktiven Part im Online-Meeting eines anderen Gastgebers, z.B. bei einem Kollegen, Ihrem Chef oder einem Kunden. Was wird da von ihnen erwartet?

Klären Sie bei Online-Meetings schon im Rahmen Ihrer Vorbereitung, welche Rolle(n) Sie wann übernehmen.

Spannung halten – zum Mitmachen anregen

◘ Halten Sie keine Monologe! Lassen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv teilhaben. Zum Beispiel steuern Sie durch gezielte offene Fragen. Regen Sie zum Selbstdenken und sich Einbringen an.

◘ Nehmen Sie die Teilnehmer in die Pflicht: Sprechen Sie Betroffene/Einzelne häufig persönlich mit Namen an. Stellen Sie kleine, sofort umsetzbare Aufgaben.

◘ Binden Sie Ihre Mitarbeiter interaktiv ein. Zum Beispiel über Whiteboards. Dort können die Teilnehmer selbst aktiv Stichworte schreiben, Zeichnungen erstellen, Prozesse aufmalen oder vorbereitete Moderationskarten hin und herschieben.

◘ Nutzen Sie Umfragetools für Meinungsumfragen oder Abstimmungen. Arbeiten Sie in Kleingruppen, soweit das Thema und Ihr Webkonferenzprogramm das zulassen.

◘ Wenn Sie mit dem Chat arbeiten, achten Sie darauf, dass Sie regelmäßig in den Chat schauen. Sie werden sich wundern, wie genau die Teilnehmer darauf achten, ob Sie ihren Beitrag wirklich durch Aufmerksamkeit würdigen. Besser ist es, Sie lassen den Chat ausgeschaltet und stellen regelmäßig konkrete Fragen an die Gruppe und/oder an Einzelne.

Grundregel für Online-Meetings: Alle 3-5 Minuten sollten die Teilnehmer etwas aktiv tun. Ob das Zeichnen, ein Wortbeitrag oder anderes ist. So halten Sie alle interessiert „bei der Stange“.

5-Minuten-Häppchen

Fassen Sie nach fünf Minuten die bislang besprochenen Ideen oder Aussagen zusammen. Lassen Sie z.B. die Gruppe abstimmen, welche der vorgestellten Lösungen als erstes angegangen werden sollte.

Oder lassen Sie anzeigen, wer Fragen hat. Dies z.B. mit den Daumen hoch oder runter Emojis, mit Handzeigen und sonstigen Emojis, die sich in einigen Online-Meeting-Programmen befinden.

Halten Sie die Spannung in Ihren Online-Meetings hoch indem Sie Ihre Mitarbeiter interaktiv beteiligen nach der 3-5 Minuten Regel.

Abwechslungsreich präsentieren

Bieten Sie Abwechslung für die Augen!

Wechseln Sie ab zwischen Ihrem verbalen Input, in dem die Teilnehmer Sie und ihnen in die Augen sehen können, Bildschirmpräsentation, zum Beispiel PowerPoint und Flipchart-Präsentation.

• Bei PowerPoint: Achten Sie darauf, dass die Folien wenig Text enthalten. Arbeiten Sie überwiegend mit Bildern. Nutzen Sie große und klare Schrifttypen, visualisierte Strukturierung, ruhige Hintergründe.
• Beim Flipchart: Entwickeln Sie live die Inhalte auf dem Flipchart. Nehmen Sie die Wortbeiträge Ihrer Mitarbeiter in die Visualisierung auf.

Entscheiden Sie, ob Sie das Meeting, ganz oder teilweise aufzeichnen wollen. Dies bietet sich z.B. an, wenn Sie neue Prozesse oder praktische Umsetzungen demonstrieren. Diese Teilsequenzen können Sie ihren Mitarbeitern zum späteren Anschauen zur Verfügung stellen.

Nutzen Sie verschiedene Präsentationsmedien. Das erleichtert Ihren Teilnehmern die Aufnahme.

Sind Sie fit für Ihre Online-Meetings?

Sind Sie ein alter „Online-Hase“, eine Führungskraft, die längst mit den technischen Möglichkeiten von Online-Meetings, Webkonferenzen und anderen Online-Veranstaltungen vertraut ist? Dann freue ich mich über Ihre Kommentare und Tipps, von denen andere Führungskräfte sicherlich profitieren können.

Sie haben Fragen dazu, wie Sie Ihre Online Meetings oder Ihr Online-Mitarbeiterführen besser gestalten können? Sie wissen ja: Sprechenden Menschen kann geholfen werden!

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Ich freue mich auf Sie!