Fünf Tipps für’s Führen aus dem Home-Office

Seit der Pandemie hat sich das Arbeiten im Home-Office weitestgehend etabliert. Auch wenn einige Firmen das Home-Office-Arbeiten wieder zurückgeschraubt haben, ganz ohne dieses Angebot wird es zukünftig nicht gehen.

Die MitarbeiterInnen wollen sich eine gewisse Flexibilität erhalten. Die meisten wollen zwar nicht mehr ausschließlich im Home-Office arbeiten, doch da wo es passt, nutzen viele immer noch gern die Möglichkeit, wenigstens ab und zu mal zu Hause zu arbeiten.

Für Führungskräfte erfordert das ein anderes Führen. Sie brauchen einen anderen Ansatz, sich um ihre Mitarbeiter zu kümmern. Denn Home-Office bedeutet eben nicht nur, sich in aller Ruhe vor den Rechner zu setzen. Die Arbeit von zu Hause aus bringt gerade für Ihre MitarbeiterInnen eine Menge Herausforderungen mit sich.

Nicht jeder Mitarbeiter kann Home-Office

Tipp 1: Sorgen Sie für kontinuierlichen Kontakt mit Ihren Mitarbeitern  

In erster Linie gilt: Rituale, Rituale, Rituale! Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sind ziemlich „einsame Wesen“ (oder „überforderte Wesen“, wenn den ganzen Tag die Familie um sie herum ist). Rituale sind daher äußerst wichtig, um Bezugspunkte zu erstellen. Geben Sie als Führungskraft bestimmte Rituale vor. Zu unterscheiden ist hier der Kontakt zum Team und der zu einzelnen Mitarbeitern.

Kontakt zum Team:

• ein morgendliches Kurzmeeting mit allen Teammitgliedern- Die Home-Office – Arbeitenden werden per Video hinzugeschaltet. 
• regelmäßiger Austausch mittels Videokonferenzen oder -treffen
• ein abendliches Abschlusstreffen (ebenfalls per Video, damit sich alle sehen können)
• klare Formulierungen von Erwartungen und Aufgabenverteilung

Natürlich sollten Sie Führungskraft auch in der  Zwischenzeit für das Team da sein, allerdings nicht ständig. Ihre Regel: Sie sind für Ihre Mitarbeiter erreichbar, aber nicht zu jeder Zeit ansprechbar. Das ist wichtig, weil

a) die Mitarbeiter auch sonst kein Exklusivrecht auf 100% Ihrer Zeit als Führungskraft haben und

b) Sie als Führungskraft ebenfalls Aufgaben stemmen müssen, von denen Sie sich nicht bei jeder Gelegenheit abhalten lassen dürfen.

Kontakt mit dem einzelnen Mitarbeiter:

• ein Zeitfenster für persönliche Gespräche, das maximal 30 Minuten geöffnet ist
• die Gelegenheit für Mitarbeiter, über ihre Schwierigkeiten im Home-Office, bei der Durchführung bestimmter Aufgaben zu sprechen
• Unterstützung in der Selbstorganisation

Die Unterstützung in der Selbstorganisation ist besonders für diejenigen wichtig, die sich von den Alltagssituationen zu Hause allzu gerne ablenken lassen.  Ziel sollte sein, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben in einem sinnvollen Zeitrahmen schaffen. Einerseits um eventuelle Fristen einzuhalten, andererseits aber auch, damit er seine Arbeit nicht bis in den Feierabend oder darüber hinauszieht. Die klare Trennung zwischen Arbeits- und Freizeit ist im Home-Office wichtig.

Zusammenfassung: Teams und einzelne Mitarbeiter brauchen für die Arbeit im Home-Office besondere Aufmerksamkeit und entsprechende Maßnahmen auf Seiten der Führungskraft.

Tipp 2: Die Meetingstruktur

Wenn Sie Meetings durchführen, holen Sie die Home-Office-Mitarbeiter per Videoschaltung dazu. Oder, falls Sie selbst im Home-Office arbeiten, führen Sie Online-Meetings für alle durch.

Wie in jedem Meeting, aber ganz besonders in Online- Meetings, brauchen Sie eine feste Struktur, Regeln, die allen Teilnehmern bekannt sind. Und Sie sollten als Meetingsleiter*in ganz deutlich durch das Meeting führen.

So könnte das ablaufen:

Beginnen Sie Meeting mit einem kurzen Smalltalk, auch (und gerade), wenn es online stattfindet. Der Smalltalk online sollte möglichst zwei Minuten nicht übersteigen. Sie laufen sonst Gefahr, dass sich alle Beteiligten „festreden“ oder abschweifen.

Dann FÜHREN  Sie durch das Meeting mit konkreten Fragestellungen an die Mitarbeiter:

Was hast du dir für heute (oder morgen) vorgenommen?

• Wie willst du das angehen?
• Womit wirst Du anfangen.
• Wo / Wann brauchst Du Unterstützung / Kontakt? (Termin)

Was hast du dir gestern vorgenommen?

• Was davon konntest du umsetzen?
• Was hat nicht geklappt?
• Was hast du dir für heute vorgenommen?
• Was brauchst du von mir / oder uns?

Oder, wenn Sie eine abendliche Abschlussrunde machen:

Was hattest Du Dir heute vorgenommen?

• Was davon konntest du umsetzen?
• Was hat geklaptt/ was hat nicht geklappt?
• Was kannst Du nächstes Mal besser machen?

Selbst wenn Sie sich online treffen und sich via Video auch sehen können, ist ein Meeting ohne körperliche Anwesenheit einfach etwas anderes. Legen Sie den Fokus daher konsequent auf konkreten Aufgabenstellungen und Fragen.

Tipp 3: Die richtige Struktur mit dem Mitarbeiter aufbauen

Manches mag Ihnen jetzt vielleicht ein bisschen „kindisch“ erscheinen, haben Sie es doch mit gestandenen Persönlichkeiten zu tun, denen man die Basics eigentlich nicht mehr beibringen muss.

Doch gerade im Home-Office warten viele kleine Fallen, denen so mancher schnell erliegt. Dies besonders, wenn er selten oder noch nie im Home-Office gearbeitet hat. Daher besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter ein paar Regeln, geben Sie Ihm Tipps, mit denen er sein Home-Office-Arbeiten sicher bewältigen kann:

1. Morgens genauso früh aufstehen wie zu normalen Büroarbeitszeiten. Das Arbeiten zur gleichen Zeit beginnen, wie er es im Firmenbüro auch tun würde.
2. Die Aufgaben für den nächsten Tag bereits am Vortag schriftlich formulieren (To do Liste) und zeitlich zuordnen (Tagesplanung).
3. Ein gewisser Dresscode hilft. Es muss nicht der sonst übliche Businessdress sein. Doch im Schlaf- oder Jogginganzug besteht das Risiko hin und wieder in eine gewisse Sorg- und Disziplinlosigkeit zu rutschen.
4. Wichtig sind ein passender Raum bzw. Arbeitsplatz. Gutes Sitzen an einem entsprechenden Tisch verhindert schnelles Ermüden. Ein fürs Arbeiten bestimmter Platz erleichtert das Reinkommen in den Arbeitsmodus.
5. Klare Grenzen ziehen zwischen Arbeitszeit und privater, freier Zeit.

Dazu noch ein paar Ergänzungen:

• Die Familie muss ins Boot geholt werden. Für Kinder (häufig auch für der/die Partner/in) muss deutlich werden, dass eine gewisse Zeit Arbeitszeit bedeutet, selbst wenn das Ganze zu Hause stattfindet. Diese Trennung von Arbeit und Freizeit fällt nicht immer leicht, da das räumliche Umfeld eigentlich für Familie und Freizeit reserviert ist.
• Die Disziplin leidet besonders bei unangenehmen Aufgaben. Muss gerade akquiriert oder müssen unzufriedene Kunden beruhigt werden, schleicht sich gern einmal etwas Kurioses ein: Man denkt urplötzlich an die Geschirrspülmaschine, die dringend ausgeräumt werden muss und sieht vor dem geistigen Auge die Schmutzwäsche, die unbedingt gewaschen werden muss.
  Deswegen sollte „Haushalts-Multitasking“ während des Arbeitens unbedingt vermieden werden. Denn Arbeitszeit ist Arbeitszeit!

Zusammenfassung: Das  Arbeiten im Home-Office – Arbeiten braucht gewisse Regeln, die auf den ersten Blick als Selbstverständlichkeit erscheinen, aber dennoch wichtig sind, weil die Rahmenbedingungen einfach andere  sind.

Tipp 4: Virtuelles Co-Working

Was sonst Normalität ist, entpuppt sich beim Home-Office als schwierig. Man ist allein und muss allein klarkommen. Co-Working kann hier eine Hilfe sein. Wenn es die Internetleitung hergibt, können die Mitarbeiter die ganze Zeit „zusammen“ sein.

Tipp 5: Ohne Vertrauen geht gar nichts!

Kommen Sie zurecht mit Ihrem Führen aus / im Home-Office?

Wie viel  wird  in Ihrem Unternehmen im Home-Office gearbeitet? Wie kommen Sie als Führungskraft damit klar? Und wie kommen Ihre Mitarbeiter im Home-Office zurecht?

Ich bin sehr gespannt auf Ihre Meinung und auf Ihre Erfahrungen. Schreiben Sie gerne hier einen Kommentar.

Haben Sie eine Fragestellung, die Ihnen Kopfschmerzen und schlaflose Nächte bereitet? Dann nehmen Sie Kontakt auf.  Führen und Home-Office verlangt nach vielen Antworten, die ich Ihnen gern geben möchte.

Reservieren Sie sich  hier Ihr kostenfreies Führungs-Strategiegespräch und wir finden raus, wie Sie sich Ihr Führen und Homeoffice erleichtern können.

Ich freue mich auf Sie!