Reden Sie glasklar

Kommunikation ist wichtig für FührungskräfteKommunikation als Führungskompetenz ist Ihre Fähigkeit, konstruktiv, effektiv und bewusst zu kommunizieren. Kompetenz ist auch in diesem Fall eine Mischung aus Wissen und Können, aber auch aus Wollen, d.h. zur kommunikativen Kompetenz gehören die Fähigkeit zur Kommunikation und die Bereitschaft dazu.

Die Fähigkeit bildet ab, inwieweit Sie sich verständlich und empfängerorientiert ausdrücken können, während die Bereitschaft Ihren Willen berücksichtigt, sich mit anderen auszutauschen, Abläufe zu erklären, Wissen weiterzugeben und Anordnungen zu formulieren.

Bei diesem Thema bekomme ich in meinen Seminaren und Coachings immer wieder zu hören: „Aber das tue ich doch! Ich sage meinen Leuten immer klipp und klar, was sie machen sollen!“ Aber wenn dem so ist, warum müssen Sie bestimmte Dinge oft mehrmals wiederholen, und warum kommt am Ende oft das erwünschte Ergebnis doch nicht dabei heraus? Theoretisch könnte es so sein, dass Ihre Mitarbeiter eben schwer von Begriff sind.

Aber aus der Kommunikationsforschung wissen wir genau, dass die Wirkung einer Botschaft nie vom Empfänger abhängt, sondern dass immer der Sender, also Sie, dafür verantwortlich ist. Damit ein Mitarbeiter das tut, was Sie von ihm erwarten, sollten Sie es so formulieren, dass es für ihn glasklar ist, Klartext eben! Es ist nun mal so: Wer sich nicht ausdrücken kann, wird niemanden beeindrucken.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern sagen, dass Sie mehr Umsatz brauchen, und Ihre Leute deshalb die Kunden anrufen sollen, dann werden diese das auch tun. Der erste Mitarbeiter kommt zu Ihnen und berichtet stolz von einer Umsatzsteigerung von sechs Prozent, die die Telefonaktion eingebracht hat. Sie reagieren verärgert, weil sechs Prozent in Ihren Augen kein Fortschritt sind. Sie haben mit einer zweistelligen Zuwachsrate gerechnet. Für den Mitarbeiter sind jedoch sechs Prozent eine gute Leistung. Warum hat er aber keine zwanzig Prozent Umsatzsteigerung erreicht? Weil Sie es ihm nicht genau so gesagt haben! Dazu hätte er vielleicht mehr Zeit gebraucht, aber wenn er das Ziel genau gewusst hätte, hätte er es auch erreichen können.

  • Eine klare und wirksame Kommunikation läuft z.B. nicht zwischen Tür und Angel. Nehmen Sie sich Zeit und Ruhe. 10 Minuten, die Sie sich hier nehmen, verhindern, dass Sie ansonsten 20 Minuten investieren müssen, um Unklarheiten wieder zu beseitigen.
  • Sprechen Sie die Sprache Ihrer Mitarbeiter. Vermeiden Sie unnötige Begriffe aus dem BWL Studium oder Fremdwörter.
  • Sprechen Sie die Mitarbeiter persönlich an. Sagen Sie nicht: Man könnte mal wieder eine Anzeigenaktion fahren, sondern „Herr Stein, kümmern Sie sich bitte darum, dass in der nächsten Ausgabe…“ Nur wenn Sie eine – oder mehrere – Personen direkt ansprechen, können diese eine Aufgabe auch erledigen.
  • Vermeiden Sie Doppeldeutigkeiten, wie in „Im Grunde müsste man…“ Muss man nun, oder nicht? Besser sind eindeutige Anweisungen: „Frau Berger, bitte erledigen Sie…“
  • Überhaupt ist der Konjunktiv hier fehl am Platz. Nichts müsste, könnte, sollte oder brauchte. Der Konjunktiv ist eine Möglichkeitsform und kann streng genommen ignoriert werden. Verwenden Sie den passenden Imperativ: „Herr Müller, rufen Sie bitte 30 A Kunden an!“
  • Auch unklare zeitliche Angaben, wie z.B. „mal wieder, demnächst, bei Gelegenheit“ sind tabu. Wann soll das sein? Geben Sie klare Zeitfenster, gerne auch in Frageform: „Schaffen Sie das bis morgen 11:00? Ja? Dann los!“
  • Wenn Sie einer Gruppe von Menschen vorstehen, sagen Sie nicht: „Das muss erledigt werden!“ Sagen Sie ganz konkret 1. wer, 2. was, 3. bis wann, 4. mit welchem Ziel, 5. mit welchem wie gemessenen Ergebnis. Das ist die 5-W Formel, die Sie generell bei jeder Auftragserteilung anwenden sollten. Damit genau das bei dem Auftrag herauskommt, was Sie erwarten. Manchmal brauchen Sie auch die 6-W Formel.

 Was Sie bei beiden Formeln noch zu berücksichtigen haben, lesen Sie hier: Delegieren – Ihr wichtigstes Führungsinstrument.

  • Wichtig ist es, sich nach der Delegation die definitive Zusage des jeweiligen Mitarbeiters einzuholen, und zwar für alle 5 W’s. Ohne die Zusage haben Sie keine Verbindlichkeit!
  •  Auch wenn es schwer fallen sollte: Sagen Sie Bitte und Danke. Dann stimmen mit der Botschaft auch die Form, stimmt die Form nämlich nicht, wird der Inhalt der Kommunikation blockiert!
  • Bei einer Ansprache an einen Mitarbeiter sollten Sie sich nicht hinter Ihrem Schreibtisch verstecken. Halten Sie Blickkontakt und wenden Sie sich dem Mitarbeiter auch körpersprachlich uneingeschränkt zu.
  • Es mag banal klingen, wird aber häufig missachtet: Achten Sie auf ihre Sprechweise. Nuscheln Sie nicht, achten Sie auf angemessene Lautstärke, deutliche Artikulation und Tempo beim Sprechen.
  • Lassen Sie den Mitarbeiter nach Ihrer Auftragserteilung diesen in seinen eigenen Worten wiederholen. Damit stellen Sie klar, dass dieser den Auftrag auch verstanden hat.
  • Fordern Sie Bedenken und Einwände von Ihren Mitarbeitern ein und klären Sie diese! Dies wird von schwachen Führungskräften oft ignoriert, weil sie denken: „Was man nicht anspricht, ist auch nicht da.“
  • Vermeiden Sie es, um den heißen Brei herum zu reden. „Ihre Leistung lässt zu wünschen übrig“ ist schwach formuliert. Besser ist ein konkretes: „In diesem Punkt erwarte ich mehr von Ihnen!“ Das mag der Mitarbeiter als hart, aber auch als hilfreich empfinden.
  • Mitarbeiter lassen sich ungern sagen, was sie tun sollen. Fragen Sie stattdessen, wie diese eine bestimmte Sache angehen möchten. Wer fragt, der führt! Im Gegensatz zu Fremdvorgaben werden eigene Ideen mit vollem Engagement verfolgt. Sie müssen lediglich so lange fragen und verhandeln, bis die Ideen auch Ihren Erwartungen entsprechen!

Es ist in erster Linie die Persönlichkeit, dann die Stimme, und zum kleinsten Teil der Inhalt einer Aussage, die bei Kommunikationsprozessen ausschlaggebend sind. Womit wir wieder bei Ihrer Persönlichkeit sind: Den größten Erfolg erzielen Sie, wenn Sie an Ihrer Persönlichkeit arbeiten.

Eine klare und somit wirksame Kommunikation ist lebenswichtig in jedem Unternehmen. Klare und wirksame Kommunikation ist eine Führungskompetenz. Wenn Sie selbst Defizite damit haben sollten, üben Sie mit Kollegen auf einem Seminar oder Training. Auch ich führe Coachings zum Thema ‚Führungskompetenz Kommunikation‘ . Ob alleine, mit Kollegen oder im Coaching, wichtig ist, dass Sie Ihre kommunikative Kompetenz trainieren und verbessern.

 

 

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