Prokrastination – Aufschieberitis: Diese 10 Tipps helfen Ihnen! Befreien Sie sich von der Last des Lassens (Teil 2)

Während wir uns im ersten Teil unseres zweiteiligen Artikels (Prokrastination und Aufschieberitis (Teil1)) mit einer Definition von Aufschieberitis und Prokrastination beschäftigt haben, kümmern wir uns in diesem Teil um Lösungsmöglichkeiten. Denn Aufschieberitis sollten als Führungskraft ernst nehmen, sie hat meist gravierende Folgen.

Die Aufschieberitis-Falle

Viele Führungskräfte sitzen schon drinnen, ohne es zu bemerken. Denn Aufschieberitis beginnt bei kleinen Entscheidungen, die wir oft aufschieben, ohne dass wir uns dessen bewusst sind. Und damit sind wir in die Falle getappt, denn ein Weg zurück gibt es meist nicht, sondern nur tiefer rein in den Aufschieberitis-Dschungel.

Warum ist das so, und wie kommt man als Führungskraft wieder raus aus dieser Falle?

Fehler und die Aufschieberitis

Im ersten Teil hatten wir bereits festgestellt, dass ein Grund für Aufschieberitis die Angst vor Fehlern sein kann. Ganz nach dem Motto „Bevor ich eine falsche Entscheidung treffe, lasse ich es (erst mal) ganz.“

Das ist für eine Führungskraft natürlich Gift, denn der zeitliche Aufschub macht die Sache naturgemäß nicht besser, im Gegenteil. Und es gibt weitere Faktoren, die Beachtung verdienen.

Das Gefühl der Überforderung

Überforderung entsteht meist, wenn Führungskräfte Probleme mit der Selbstorganisation oder der Planung von Aufgaben haben. Es kann aber auch viel einfacher sein und in fehlendem Können, mangelnden Informationen oder zu wenig Hintergrundwissen begründet liegen.

So oder so, es besteht dringender Handlungsbedarf. Denn ob es ein schlechtes Zeitmanagement ist oder fehlendes Wissen, beides führt zu Aufschieberitis, und zwar fast ausnahmslos. Das ist nicht verwunderlich, denn wenn uns die Fähigkeiten zur Lösung eines Problems fehlen, bleibt uns gar nichts anderes übrig als das Herangehen zu verschieben.

Wir müssen also dafür sorgen, dass wir die nötigen Werkzeuge in der Hand halten. Das bedeutet a) unser Know-How steigern und b) unsere Selbstorganisation verbessern. Lassen wir das in den Hintergrund fallen, bauen wir automatisch Ängste auf, die durch unsere Defizite begründbar sind. Damit stecken wir noch tiefer in der Aufschieberitis-Falle.

Aufschieberitis kann schlicht mit fehlendem Wissen oder schlechter Selbstorganisation erklärt werden.

Unsicherheit darüber, wo man anfangen soll

Man muss es in dieser Deutlichkeit sagen: Wenn Sie mit diesem Problem zu kämpfen haben, haben Sie ein deutlich größeres. Denn es zeigt, dass Sie Ihre Prioritäten nicht genau kennen, und das ist für Führungskräfte verheerend.

Aufschieberitis, die aufgrund einer solchen Unsicherheit entsteht, muss dringend beachtet und bearbeitet werden.

Doch wie soll das gehen?

• Machen Sie sich zunächst einmal klar, welches Ziel die aktuelle Aufgabe verfolgt und was konkret Sie damit erreichen wollen.
• Danach legen Sie Ihre Prioritäten fest, also:

1. Was muss zuerst getan werden?
2. Was kann warten?
3. Bei welchen Details ist vielleicht externe Hilfe nötig?

Wenn sie einen so genauen Fahrplan erstellen, laufen Sie weniger Gefahr, in Aufschieberitis zu verfallen. Und selbst, wenn es dann doch so ist, können Sie einfacher ermitteln, wo der Fehler auf Ihrer Seite liegt.

Unsicherheit entsteht durch fehlende Planung und die falschen (oder überhaupt keine) Prioritäten.

Abneigung gegen die Arbeit

Um es voraus zu schicken: Damit ist nicht die innere Kündigung gemeint. Es geht vielmehr um Dinge, die schlicht keinen Spaß machen. Während die eine Führungskraft darin aufgeht, Berichte zu schreiben oder Reisekosten zu kontrollieren, sind derlei Aufgaben für andere wie Ohrenschmerzen.

Das liegt in der Natur der Sache, denn wir alle sind schließlich mit unterschiedlichen Begabungen und Neigungen ausgestattet. Aber es ändert nichts an der Aufgabe, die erledigt werden muss. Gerade Führungskräften muss bewusst sein, dass sie auch Aufgaben erledigen müssen, die ihnen überhaupt keinen Spaß machen.

Hilfreich ist in diesen Momenten eine zeitlich begrenzte Disziplinierung, die Sie sich selbst auferlegen. Nach der erfolgreichen Umsetzung belohnen Sie sich dann mit etwas, das Ihnen wirklich Spaß macht. Das kann einfach spontane Kreativität sein, die Sie sich gönnen auszuleben. Es kann aber auch ein netter Plausch mit Kollegen sein. Jene Belohnung wird aber erst fällig, wenn Sie in den „sauren Apfel gebissen“ und die nervtötende Aufgabe durchgezogen haben.

Aufgaben, die nerven, können zur Aufschieberitis führen. Die einzige Lösung dafür heißt: Augen auf und durch!

Folgen der Aufschieberitis

Ganz egal, ob eine Aufgabe fachlich überfordert oder einfach nur nervt – die Folgen sind übel und sollten nicht unterschätzt werden. Je tiefer Sie in der Aufschieberitis-Falle sitzen, desto wahrscheinlicher sind folgende Auswirkungen:

• Der ohnehin schon starke Zeitdruck nimmt noch mehr zu.
• Die eigene Verunsicherung wächst. Innere Dialoge wie „Du bringst es einfach nicht“ oder „Das kriegst du also auch nicht auf die Reihe“ sind selbstzerstörerisch und nagen nicht nur am Selbstwertgefühl, sondern auch an der Möglichkeit, wieder herauszukommen aus der Falle.
• Früher oder später drängt sich das schlechte Gewissen in den Vordergrund. Je länger die Aufschieberitis dauert, desto dominierender wird es.
• Der Leistungsdruck steigt, was auch daran liegt, dass einfach zu viel Unerledigtes im Raum steht.
• Die Angst vor dem Versagen breitet sich im Inneren aus.

Doch es sind nicht nur die inneren Probleme, die bei der Aufschieberitis bei Führungskräften eine Rolle spielen. Auch die Außenwirkung ist betroffen. Wenn sie Deadlines nicht einhalten oder Termine verpassen, wird das nicht gerade zu einem positiven Image als Führungskraft beitragen.

Und in letzter Konsequenzen ist es eine Frage der Zeit, bis erste Signale ausgesendet werden, die darauf hindeuten, dass Sie offenbar eine Führungsschwäche haben.

Aufschieberitis nagt am Selbstwertgefühl und führt früher oder später dazu, dass Ihre Führungsqualitäten infrage gestellt werden.

So kriegen Sie Ihre Aufschieberitis in den Griff

Wo auch immer der konkrete Grund für die Aufschieberitis liegt, auch seine Offenlegung ändert nichts daran, dass die Aufgaben erledigt werden müssen.

Bevor Sie einen Berg unerledigter Aufgaben vor sich liegen haben, versuchen Sie  besser versuchen, sich „auszutricksen“ und so die Hürde des Beginnens zu überwinden.

Deshalb kommen hier 10 Tipps, die Ihnen das „Aufschieberitis-Leben“ leichter machen:

1. Unterteilen Sie große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben
2. Planen Sie Ihre Zeit pro Aufgabe schriftlich ein.
3. Begrenzen Sie die Zeit für Aufgaben, die Sie nicht mögen. Nutzen Sie dann aber auch diese Zeit ohne „Erbarmen“ für diese Aufgabe.
4. Um die Zeitbegrenzung einzuhalten, stellen Sie sich am besten einen Wecker oder eine Eieruhr (nicht den PC, und auch nicht das Smartphone).
5. Sorgen Sie dafür, dass alle (!) Störungen abgestellt sind (also auch das (Mobil)Telefon, Mailbenachrichtigungen und sonstige Alarmsignale).
6. Beschränken Sie sich darauf, nur Dinge in Ihrem Sichtfeld liegen zu haben, die mit der zu lösenden Aufgabe zusammenhängen.
7. Ihr Deal mit sich selbst: Versprechen Sie sich, nach der abgelaufenen Zeit aufzuhören, egal wie weit Sie gekommen sind.
8. Vereinbaren Sie eine Belohnung mit sich selbst, die Sie sich gönnen, wenn Sie die ungeliebte Aufgabe erledigt haben.
9. Erledigen Sie unangenehme Dinge so schnell wie möglich, am besten gleich zu Beginn des Tages. Dann ist das „vom Tisch“.

Wenn Sie die Gründe für die Aufschieberitis erkannt haben, können Sie die beschriebenen Tipps anwenden. Sie werden Ihnen helfen, Ihre Aufgaben als Führungskraft besser zu erledigen.

Und wo bleibt der Tipp 10?

Richtig, ein Tipp fehlt noch. Und der betrifft die Situation, dass Sie trotz allem nicht an der Aufschieberitis vorbeikommen. Wenn sie also immer wieder Macht über Sie gewinnt, dann überlegen Sie sich, ob Ihnen Tipp 10 helfen kann:

• Gehen Sie tiefer in sich und klären Sie mit sich, warum Sie eine bestimmte Aufgabe oder ein ganzes Themenfeld nicht mögen.

Das ist nicht unbedingt einfach, daher kann Ihnen ein persönliches Gespräch vielleicht weiterhelfen. In einer Einzelsitzung kommen wir dem, was Sie davon abhält, Ihre Aufschieberitis in den Griff zu kriegen, sicher auf die Spur.

Melden Sie sich also gern bei mir, dann besprechen wir, wie wir Ihre Aufschieberitis Geschichte werden lassen können.