Zeitmanagement: Effizientes E-Mailing

Es gibt eine Untersuchung zu Zeitmanagement und E-Mailing des Verbandes der deutschen Internetwirtschaft (www.eco.de), die besagt, dass es an einem durchschnittlichen Büroarbeitsplatz durch „digitale Störungen“ zu Konzentrations- und damit Produktivitätsverlusten kommt, die sich auf jährlich rund € 12.000 beziffern lassen.

E-Mailing kostet Konzerne Milliarden

Man schätzt, dass der Weltwirtschaft durch die permanente Ablenkung, durch ständig neue E-Mails, Instant Messages, Whatsapp, Facebook, Twitter und Co jährlich rund 500 Milliarden an Kosten entstehen.

Nun haben einige Konzerne dieses Problem bereits erkannt und steuern mit Regeln der Überinformation ihrer Mitarbeiter entgegen; so z.B. keine E-Mails nach Feierabend oder man blockiert die Server einfach nach 18:00 Uhr. Solche Firmen positionieren sich damit als attraktive Arbeitgeber, da sie ihren Mitarbeitern helfen, die Work-Life-Balance zu verbessern.

Auf seinem Jahreskongress 2013 in Köln hat der Verband der deutschen Internetwirtschaft eine erstaunliche Modellrechnung aufgestellt: Ein 75jähriger hat demnach rund acht Monate seines Lebens alleine mit dem Sichten und dem Löschen von E-Mails zugebracht. Sechs Lebensjahre hat er sich zumindest in sozialen Netzwerken wie Facebook aufgehalten.

E-Mails sind die Zeitfallen Nr. 1

Aus gutem Grund sind E-Mails heute aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Blitzschnelle und weltweite Kommunikation hat gewiss eine Menge Vorteile, leider aber auch sehr unschöne Eigenschaften: Ich vergleiche sie gerne mit Unkraut im Garten, sie beanspruchen immer mehr Raum, als ihnen eigentlich zustehen sollte. Viele Führungskräfte tappen nur allzu bereit in diese Zeitfalle Nr. 1. Aus Angst, etwas zu verpassen oder nicht ausreichend informiert zu sein, checken sie hundertmal am Tag ihren Posteingang.

Viele lassen die E-Mails automatisch alle zehn Minuten abrufen. Es ist nur allzu menschlich, dass dann natürlich auch „kurz mal nachgesehen“ wird, wer da was gesendet hat. Verständlich, aber es bremst Kreativität, Produktivität und Kontinuität völlig aus. Andere Untersuchungen legen nahe, dass viele auch viele E-Mails pro Tag als Gradmesser ihrer eigenen Wichtigkeit ansehen und damit regelrecht kokettieren. Vorsicht: Führungsfalle!

Wenn auch in Ihrem Alltag die E-Mails die Oberhand gewonnen haben, so kann das folgende Gründe haben:

• E-Mails werden als Entschuldigung missbraucht, den eigentlichen Führungsaufgaben nicht nachkommen zu können. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, sollten Sie dringend prüfen, ob Sie den richtigen Job haben oder schnellstens ein Coaching buchen bei mir!
• Ihre Mitarbeiter kennen es von Ihnen nicht anders und sind schnelle Reaktionen auf ihre Anfragen gewohnt. Dann sollten Sie sich die untenstehenden Regeln anschauen und sie einfach ausprobieren. Warten Sie ab, was passiert. In den meisten Fällen merken die Absender gar nicht, dass Ihre Antwort erst später kommt.
• Ihr Vorgesetzter erwartet eine sofortige Reaktion auf seine E-Mails. Sprechen Sie mit ihm. Vereinbaren Sie, probeweise neue Regeln, zunächst für drei Wochen, einzuführen und danach erneut mit ihm zu reden. Er sollte auch wichtigeres zu tun haben, als Sie mit E-Mails zu bombardieren.

Regeln für effizientes E-Mailing

• Planen Sie feste Zeiträume in Ihrer Tagesplanung ein, um nach neuen Mails zu sehen. Ein bis drei fest eingeplante Zeitspannen (von zehn bis maximal zwanzig Minuten) sollten nicht überschritten werden.
• Stellen Sie die automatische Benachrichtigung aus
• Planen Sie feste Zeiten, in denen Sie sich ausschließlich um die Bearbeitung ihrer Mails kümmern.
• Richten Sie sinnvolle Ablagestrukturen innerhalb Ihres Posteingangsordners an, die identisch sind mit ihren anderen Ablagesystemen, z.B. Wiedervorlage nach Terminen.
• Entscheiden Sie sofort, ob E-Mails, bei denen kein dringender Handlungsbedarf gegeben ist, wirklich wichtig sind für Sie.
• Löschen Sie unwichtige E-Mails sofort!
• Überprüfen Sie, ob Sie wirklich in allen Verteilern stehen müssen.
• Stellen Sie CC Regeln auf.
• Leiten Sie selbst nur dann E-Mails weiter, wenn es für andere wirklich sinnvoll und nötig ist.

Viele bekommen nun erst einmal einen Schreck bei der Vorstellung, diese Regeln umzusetzen. Oft hat sich das bisherige E-Mail-Verhalten schon recht „gut“ eingeschliffen! Aber meine Erfahrungen aus über 150 Zeitmanagement- Coachings zeigen, dass es nach einer kurzen Einarbeitungsphase bei allen Führungskräften gut funktioniert hat.

TIPP: Setzen Sie sich bei allen Verhaltensänderungen immer einen kurzen und begrenzten Zeitraum, in dem Sie das neue Verhalten ausprobieren.

Das bedeutet z.B. drei bis fünf Tage. Setzen Sie sich einen Endtermin in Ihrem Terminkalender und halten Sie sich in dieser Zeit strikt an die neuen Regeln. Verändern Sie nichts an den Regeln und geben Sie sich Zeit, sich daran zu gewöhnen. Danach prüfen Sie:

• Passt das so zu mir und meinem Kontext?
• Was muss ich verändern, damit es noch besser zu mir passt? Achtung: Es bringt nichts, aus ein bis dreimal täglich Posteingangssichtung jetzt zehn bis 30-mal zu machen!
• Was muss ich an meine Mitarbeiter oder andere Abteilungen kommunizieren, damit es noch besser klappt?
• Können meine Mitarbeiter von mir etwas für ein besseres Zeitmanagement lernen?

Sie werden schnell merken, dass Sie E-Mails viel sinnvoller und effizienter in Ihren Alltag integrieren können. Sie beherrschen die Technik, anstatt von ihr beherrscht zu werden. Als Führungskraft gehen Sie mit gutem Beispiel voran und zeigen ihren Mitarbeitern, Kollegen und Ihren Vorgesetzten, dass ein Unternehmen mit strukturierterem E- Mail-Management wesentlich effizienter arbeiten kann.

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Ich freue mich auf Sie!