Mitarbeitergespräch: von der Pflicht zur wertvollen Kür

Mitarbeitergespräche werden in aller Regel als leidiger Pflichttermin wahrgenommen – beiderseits: weder die Führungskraft noch der Mitarbeiter selbst ist scharf aufs alljährliche Personalgespräch. Oft wird nur viel geredet, aber nichts gesagt – und noch viel weniger erreicht. Dabei trägt ein konstruktives Mitarbeiter-Jahresgespräch zur Führungskräfte- und Mitarbeitermotivation bei. Wie Sie zum konstruktiven Mitarbeitergespräch kommen, erfahren Sie heute

Gespräche finden immer statt

Täglich reden Mitarbeiter mit Vorgesetzten. In jeder Firma finden zu jeder erdenklichen Zeit unzählige Gespräche zwischen den Führungskräften und ihren Mitarbeitern statt. Die Kommunikation innerhalb des betrieblichen Alltags ist nicht nur unumgänglich, sondern auch selbstverständlich, zumeist voll von Inhalten – schließlich ist sie der treibende Motor, damit der Betrieb läuft. Verständigung heißt das Zauberwort.

Wenn jedoch das Kommunizieren ausbleibt, wenn das dringend notwendige Verständnis, die Verständigung, fehlt, sind Konflikte und problematische Missverständnisse vorprogrammiert. Meetings und Teamgespräche sollen genau dies vermeiden. Von solch „alltäglichen“ Gesprächsrunden unterscheidet sich das Mitarbeitergespräch, das auch als Regel- oder Beurteilungsgespräch bezeichnet wird, erheblich. Es ist geplant, hat den hohen Anspruch, nachhaltig und langfristig nachzuwirken, findet jedoch nur ein-, zweimal jährlich statt. Hilft es denn?

Faktoren einer erfolgreichen Mitarbeiterbeurteilung

Erfolg oder Misserfolg eines Jahresgesprächs mit Mitarbeitern hängen von diversen Faktoren ab. Mitarbeiter und Führungskräfte haben Vorbereitungen zu treffen, zu denen auch Zielsetzungen gehören. Der Erfolg des Personalgesprächs ist weiter abhängig von geplanten Gesprächsinhalt und dem Ablauf der Besprechung. Einheitliche Beurteilungskriterien im Betrieb erhöhen die notwendige Transparenz und Offenheit. Auch die innere Einstellung aller Teilnehmer beeinflusst den Erfolg der Mitarbeiterbeurteilung. Ergebnisse gehören zusammengefasst, vereinbarte Maßnahmen beiderseitig (!) umgesetzt.

Wenngleich diese Erfolgsfaktoren in aller Regel allen Beteiligten bekannt sind, zeigen sich sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte dennoch zögerlich, zuweilen sogar ängstlich oder verunsichert vor dem Jahresgespräch. Beherztheit und Schwung? Weit gefehlt!

Mitarbeitergespräch: die Vorbereitung

Zum Einstieg in die Vorbereitung der Mitarbeitergespräche stelle ich Ihnen eine provokante Frage: Ist wirklich jede Führungskraft in der Lage, ein Mitarbeitergespräch erfolgreich zu führen? Sehen Sie sich gedanklich gerne in Ihrer Firma um, betrachten Sie die Führungskräfte, die bei Ihnen Mitarbeiter-Jahresgespräche führen: sind diese wirklich dazu geeignet? Ein gar nicht so abstrakter Einstieg einer erfolgreichen Führungskraft kann etwa so aussehen:

„Herr Müller, Sie können Ihre Leistungen selbst am besten einschätzen, also können wir es auch kurz machen. Die Personalabteilung hat mich angewiesen, Sie einmal jährlich zu beurteilen. Ich habe gleich noch einen wichtigen Termin, also lassen Sie uns zügig die Fragen und die Ziele durchgehen, die die Geschäftsleitung als wichtig erachtet. Lassen Sie uns starten, umso eher sind wir durch.“

Mitarbeiter fühlt sich schlecht beurteilt

In Seminaren zur Mitarbeiterbeurteilung ist es mir deshalb eines der größten Anliegen, die Einstellung zum Personalgespräch selbst zu ändern. Es ist ein Teil des Führungsauftrags einer Führungskraft, Mitarbeiter einzuschätzen, sich Zeit dafür zu nehmen. Effiziente Mitarbeitergespräche bringen Wertschätzung und Motivation für Mitarbeiter. Mitarbeiterführung ist bestenfalls Mitarbeiterbindung. Und das Jahresgespräch ist ein grandioses Tool dafür.

Das Mitarbeitergespräch als Chance verstehen

Eine Führungskraft wird nicht zur Führungskraft geboren – sie möchte, wie auch die unter ihr arbeitenden Mitarbeiter, an die Hand genommen werden. Führungskräfte können kein Wissen einbringen, wenn sie nicht geschult werden. Mitarbeiter sehen ihre Führungskräfte als Orientierung im Unternehmen – deshalb kann kein Weg dran vorbeiführen, Führungskräfte durch Schulungen auf Mitarbeitergespräche vorzubereiten.

Damit Mitarbeiter-Jahresgespräche keine Pflicht sind, sondern zur Kür werden, benötigen Mitarbeiter einen zuverlässigen Werkzeugkoffer, in dem die folgenden Tools nicht fehlen dürfen:

• einheitliche Beurteilungskriterien fürs gesamte Unternehmen
• grafische und/ oder tabellarische Auswertungen
• einen objektiven Abgleich zwischen der Selbstwahrnehmung des jeweiligen Mitarbeiters und der Fremdwahrnehmung durch die Führungskraft
• die zeitliche und räumliche Freiheit, dass Mitarbeiter und Führungskraft die Beurteilung gemeinsam erstellen
• realistisch einzuschätzende Zielvereinbarungen
• eine Simulation der Mitarbeiterbewertung – heißt: wohin verschiebt sich der Gesamteindruck, wenn sich einzelne Parameter ändern?

Moderne Beurteilungssysteme auf Software-Basis integrieren für gewöhnlich solche Möglichkeiten, während die Mitarbeiterbeurteilung über Papierbögen die Auswertung erschwert.

Objektive Beurteilungen der Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat das Recht darauf, objektiv beurteilt zu werden. Das ist sehr schwierig, wenn Sie bedenken, dass Führungskräfte die Aufgaben der Exekutive, Legislative und Judikative in einer Person übernehmen. Hinzu kommt der Faktor „Mensch“ – Mensch sein erschwert Objektivität per se. Nichtsdestotrotz lassen sich Mitarbeitergespräche objektivieren:

Unternehmenseinheitliche Beurteilungskriterien sind ein erster Schritt, objektiver zu beurteilen. Das genaue, absolut verständliche und überschneidungslose Ausformulieren der Beurteilungskriterien hilft weiter. Legen Sie auch die Reihenfolge der zu beurteilenden Kriterien fest. Führungskräfte werden idealerweise dazu angewiesen, genau zu beobachten und sich Eigenschaften, Stärken und Schwächen, Erfolge und Misserfolge der Mitarbeiter zu notieren. Außerdem erhalten Führungskräfte Schulungen zu Mitarbeitergesprächen, um auf diese verantwortungsvolle Aufgabe vorbereitet zu sein.

Ein weiteres, sehr effektives Tool zum Wahren der Objektivität und zum Herstellen einer Chancengleichheit für Mitarbeiter sind sogenannte Integrationsrunden. Im Zuge dieser Integrationsrunden tauschen sich verschiedene Führungskräfte zu den einzelnen Mitarbeitern aus, um ihre Einschätzungen angleichen zu können. So entsteht ein „rundes Bild“ zu jedem einzelnen Mitarbeiter und so werden Beurteilungsfehler vermieden. Beurteilungsfehler können durch die fehlende Objektivität – den Faktor „Mensch“ – entstehen. Schlimmstenfalls basieren sie auf Vorurteilen. Integrationsrunden machen solch fehlende Objektivität bewusst und sie vermeiden das Tendieren in bestimmte Richtungen.

Auch Führungskräfte sind schließlich nur Menschen. Und so beurteilt Führungskraft 1 womöglich generell zu streng, Führungskraft 2 generell zu gutmütig, Führungskraft 3 traut sich noch nicht so recht, überhaupt zu beurteilen. Vermeiden Sie das. Sehen Sie diese Integrationsrunden als Forum, um sämtlichen Mitarbeitern dieselben Chancen einzuräumen.

Das Mitarbeitergespräch für mehr Wertschätzung

Einige Führungskräfte sehen im Personalgespräch die Möglichkeit, Kritik anbringen zu können. Sicher, Ungutes darf nicht unter den Teppich gekehrt werden, Führungskräfte müssen in der Lage sein, Kritik und Lob anzubringen. Der Schwerpunkt im Mitarbeiter-Jahresgespräch sollte jedoch auf den Stärken liegen: es demotiviert und frustriert, wenn Mitarbeiter nur hören, was sie alles nicht können. Halten Sie sich an das gängige Leitmotiv, das da lautet: Stärken stärken, Schwächen schwächen. Reiten Sie nicht auf Fehlern herum, sondern wählen Sie den motivierenden Weg: konzentrieren Sie sich in der Beurteilung Ihrer Mitarbeiter auf die Stärken.

Mitarbeiter-Jahresgespräche: kommen Sie von der Pflicht in die Kür!

Mitarbeitergespräche sind unverzichtbar. Sie als Führungskraft haben die Wahl, ob Sie ein Pflicht- oder Kürgespräch führen: erfüllen Sie nur Ihre leidliche Pflicht, lassen Sie eine wertvolle Möglichkeit außer Acht, in Beziehung zu Ihren Mitarbeitern, Ihrer wohl wertvollsten Ressource, zu gehen.

Machen Sie die Augen auf und fangen Sie an, Mitarbeitergespräche als das zu sehen, was sie sind: ein Führungsmittel, das Ihnen eine Fülle von Möglichkeiten an die Hand gibt, Bindungen zu Ihren Mitarbeitern herzustellen und sie zu vertiefen.

Um die Klaviatur der Mitarbeitergespräche zu erlernen, helfen Schulungen, Seminare oder individuelle Coachings – sprechen Sie mich hierzu gerne an! Denn: Wertschätzungen verpuffen, wenn Sie Ihren Werkzeugkoffer dafür nicht stets aktuell halten.

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