Führungskräfte im Home Office: Weit, weit weg von den Mitarbeitern

Geben Sie acht auf Ihre Zeit und Ihre Familie

„Home Office? So ein Unsinn, da schaff ich ja gar nichts mehr!“ So oder so ähnlich argumentieren viele Führungskräfte, die bisher keine Erfahrung mit der Arbeit zu Hause gemacht haben. Und tatsächlich, wir sprachen bereits in einem anderen Artikel über das Thema Home Office und Disziplin. Gemäß des „Das-müsste-ich-dringend-noch-erledigen-Prinzips“ kann es tatsächlich so sein, dass urplötzlich ganz dringend gewisse Dinge erledigt werden müssen, bevor man richtig durchstarten kann. Im schlimmsten Fall bleibt dann für den eigentlichen Job zu wenig Zeit.

Doch die Praxis zeigt: das Problem kommt immer wieder aus einer ganz anderen Ecke. Denn die Arbeit im Home Office zeigt meist eine Tücke, mit der man oft nicht rechnet. Statt zu wenig zu arbeiten, arbeiten viele Führungskräfte tatsächlich zu viel. Und bei genauem Hinsehen kann das kaum verwundern, denn wer morgens an seinen Arbeitsplatz fährt und am Nachmittag oder auch Abend zurück, der hat eine klare Abgrenzung.

Arbeit ist Arbeit und Freizeit ist Freizeit (im Zeitalter ständiger Erreichbarkeit müsste man auch diese These genauer untersuchen, aber das soll an dieser Stelle nicht passieren).

Wer dagegen zu Hause arbeitet, stellt immer wieder überrascht fest, dass er plötzlich um 23.00 Uhr vor seinem Laptop sitzt und Aufgaben checkt. Das ist wahrlich nicht im Sinne des Erfinders, denn es liegt nahe, dass bei einem solchen Pensum irgendwann der Zeitpunkt des Burn outs oder anderer Überlastungserscheinungen kommt.

Was noch viel wichtiger ist: Die Familie, Freunde, Sportkollegen, sie alle treten ungewollt in den Hintergrund, werden von der Führungskraft in die zweite Reihe gedrängt. An Entspannung oder Ablenkung kann dann nicht mehr gedacht werden.

Geht Führung ohne direkten Kontakt?

Eins vorweg: Eine Führungskraft, die von zu Hause aus arbeitet, ist besser dran, wenn sie zuvor direkten Kontakt mit dem Team hatte, möglichst schon eine ganze Weile mit den Mitarbeitern zusammengearbeitet hat. Diese Voraussetzung ist zwar nicht zwingend nötig, erleichtert die Sache aber ungemein. Direkter Kontakt? Was ist das heute eigentlich?

Apropos Kontakt – der ist bei der Arbeit im Home Office wichtiger denn je! Telefon- oder Video Treffen, persönliche Besuche im Unternehmen (selbst wenn der Weg weit ist) und immer wieder Hinweise und Zeichen seitens der Führungskraft, dass sie da ist, präsent, dass sie mitbekommt, was passiert und was nicht passiert.

All das sind ganz wesentliche Faktoren, die darüber entscheiden, ob eine Führungsaufgabe aus der Ferne funktionieren kann oder nicht. Doch das ist nach meiner Erfahrung durch Video-Treffen, über Zoom oder Skype leicht und vor allem jeder Zeit herzustellen.

Peter, ein Vertriebsleiter, trifft sich speziell bei seinen jungen, noch nicht so erfahrenen Außendienstmitarbeitern in den ersten Monaten ihrer Vertriebszeit jeden Tag mindestens ein mal per Video.

Auftretende Fragen seiner Außendienstmitarbeiter kann er so zeitnah mit Ihnen klären. Den Mitarbeitern gibt das ein sicheres Gefühl. Sie müssen sich nicht „ganz allein“ durchkämpfen. Sie erhalten so ihr tägliches Training on the Job oder persönliches Coaching.

Peter kommt so seiner Führungsaufgabe „Mitarbeiterentwicklung“ intensiv nach. Die Mitarbeiter entwickeln sich deutlich schneller zu sehr guten Vertriebsmitarbeitern. Die Abteilungsziele werden von seinem Team leichter erreicht, meistens übererfüllt. Sein Team zählt zu den besten Vertriebsmitarbeitern. Das wiederum steigert die Motivation jedes Einzelnen und des gesamten Teams.

Rituale sind wichtig!

Rituale sind immer wichtig in Unternehmen, und jede Führungskraft wird das bestätigen können. Meetings, Konferenzen, Teambesprechungen, all das sollte möglichst in einem festen Rahmen geschehen, an denen sich die Teammitglieder orientieren können. Was die Arbeit im Home Office betrifft, kann man in Sachen Relevanz hier getrost noch eine Schippe drauflegen.

Gerade, wenn Sie als  Führungskraft nicht vor Ort anwesend sind, brauchen Sie bestimmte, immer wiederkehrende und sich wiederholende Abläufe. Für das Team ist das gewissermaßen eine Orientierungshilfe, jeder weiß, was wann getan werden muss. Durch die Regelmäßigkeit wird Sicherheit erzeugt und Verlässlichkeit vermittelt.

Häufige virtuelle „Treffen“, Telefon- oder Video Konferenzen und nicht zuletzt persönliche Besuche der Mitarbeiter haben übrigens noch einen weiteren Effekt bzw. greifen einer potenziellen Gefahr vor.

Denn Führungskräfte, die nicht nur körperlich durch Abwesenheit glänzen, sondern auch von ihrem Home Office nicht wirklich präsent wirken, müssen schnell mit dem (womöglich nicht laut geäußerten) Vorwurf leben, sie würden überhaupt nicht arbeiten, oder aber zumindest ihre Aufgabe nicht ernst nehmen.

Durch regelmäßigen Austausch und eine Präsenz, die deutlich macht, dass die Führungskraft eigentlich immer „in der Nähe“ ist, wird solchen Gerüchten der Nährboden entzogen.

Klare Aufgabenstellungen als Hilfe

Eine der Kernaufgaben einer Führungskraft ist die Erstellung und Verteilung von Aufgaben. So weit, so klar. Führungskräfte, die vom Home Office aus arbeiten, müssen bei der Aufgabenerstellung noch gewissenhafter und genauer sein als Kollegen, die vor Ort sind. Dafür müssen sie recht genau wissen, was für einen Aufwand welche Aufgabe für den jeweiligen Mitarbeiter oder für die Teams bedeutet.

Dafür sind natürlich auch Deadlines wichtig, denn wer von zu Hause aus arbeitet, kann nicht jeden Arbeitsschritt überwachen, und das ist auch gar nicht nötig. So wie das Arbeiten im Home Office der Führungskraft eine gewisse Freiheit beschert, mit der sie sorgsam umgehen muss, so brauchen heute auch Mitarbeiter in einem bestimmten Rahmen Freiheiten.

So lange alle Aufgaben bewältigt und die Deadlines eingehalten werden, spricht nichts dagegen, Mitarbeitern Spielraum bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu geben.

Womit wir bei einem Thema sind, das mit der Freiheit direkt zusammenhängt: Teamgeist und Vertrauen. Führungskräfte sind gut beraten, wenn sie großen Wert auf die Erarbeitung von Teamgeist und Vertrauen legen.

Der Effekt ist ein doppelter: Mitarbeitern, denen vertraut wird, bauen eher eine zusätzliche Identifikation mit ihrer Arbeit und dem Unternehmen auf. Sie sind zudem bereit, mehr Energie und Motivation aufzubauen, weil sie das berechtigte Gefühl haben, dass sie wertgeschätzt werden.

Und wo arbeiten Sie so?

Haben Sie schon einmal im Home Office gearbeitet? Oder sind Sie längst dabei? Und wie wird das in Ihrem Unternehmen überhaupt gesehen? Können Sie die hier niedergeschriebenen Aspekte nachvollziehen, bestätigen oder widerlegen?

Ihre Meinung kann auch anderen helfen, die sich mit dem Thema Home Office bisher nicht beschäftigt haben oder die sich damit auseinandersetzen wollen. Ich freue mich auf Ihre Meinung und Ihre Anregungen, gerne als Kommentar oder über den Kontakt via Mail.

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