Führungskräfte: Wenn das Zeitmanagement die Zeit auffrisst

Zeit ist Geld. Können Sie diese alte Binsenweisheit noch hören? Wahrscheinlich nicht, und das ist mehr als verständlich. Aber Zeit hat auch viel mit Ihren Nerven zu tun. Führungskräfte brauchen ein gutes Zeitmanagement, das ist klar.

Doch wenn es dumm läuft, fliegt Ihnen das gewissermaßen um die Ohren. Und dann haben Sie nichts gewonnen, weder Zeit noch Geld noch einen geruhsamen Schlaf.

Wir wollen uns heute mit einer Führungskraft beschäftigen, für die die Auseinandersetzung mit dem Zeitmanagement beinahe im Desaster endete.

Von der Leichtigkeit der Zeiteinteilung

Wir sprechen heute über Andrea M. Die junge Führungskraft hatte noch viel vor, und ihr Weg schien bestens vorbereitet zu sein.

Vom Teammitglied hat sie sich nach und nach auf der Karriereleiter nach oben bewegt, hat jedes Hindernis mit Leichtigkeit genommen und auch bei Rückschlägen nicht das Selbstvertrauen verloren, an sich und ihre Fähigkeiten zu glauben.

Als Andrea an ihrem neuen Schreibtisch Platz nahm, war alles bereitet. Sie baute schnell einen guten Kontakt zu Ihrem Team auf und war beliebt. Als Ansprechpartnerin genoss sie großes Vertrauen und konnte den Spagat zwischen professioneller Distanz und kollegialer Nähe bestens miteinander verbinden.

Doch dann kam das Zeitproblem auf sie zu. Zunächst sah Andrea dabei keine Schwierigkeit. Sie war der Meinung, dass es manchmal eben sein muss, den angestrebten Zeitplan zu verlassen und andere Prioritäten zu setzen. Mal waren es Teammitglieder, die Aufmerksamkeit benötigten, um Hilfe bei Problemen zu erhalten. Mal waren es projektbezogene Termine, die länger dauerten als geplant.

Doch nach und nach erwuchs das Zeitproblem zu einem gravierenden Hindernis. Während Andrea zu Beginn noch die hier verlorene Zeit an anderer Stelle wiedergutmachen konnte, gestaltete sich diese Praxis immer schwieriger. Es dauerte nicht lange, bis Andrea spürte, dass diese Sache mit der Zeiteinteilung sie in ernsthafte Schwierigkeiten bringen konnte.

Auch das Team spürte Andreas Unsicherheit und ihre Versuche, ihr Zeitmanagement neu zu organisieren. Sie war jedoch längst in der Mühle der verlorenen Zeit gefangen und sah irgendwann kaum noch einen Ausweg.
Eine Lösung musste her!

Oft wird erst nach und nach deutlich, dass das Zeitmanagement nicht richtig funktioniert oder vernachlässigt wurde.

Ein Tool zu viel für erfolgreiches Zeitmanagement

Andrea machte sich auf die Suche. Nach einem hilfreichen Tool, das ihr Zeitmanagement auf Vordermann bringen sollte. Ihre Suche schien erfolgreich zu verlaufen.

Kein Wunder, es gibt so viele Tools, Werkzeuge und Methoden, um sich seine Zeit besser einteilen zu können, dass es schon mit dem Teufel hätte zugehen müssen, wenn für Andrea nicht das passende Werkzeug dabei gewesen wäre.

Doch genau daran scheiterte es. Andrea probierte unterschiedliche Hilfsmittel aus, sie tauschte sie gegeneinander und ging am Ende dazu über, sie miteinander zu vermischen. Ihr Ziel war nachvollziehbar und durchaus sinnvoll.

Andrea wollte aus allen zur Verfügung stehenden Tools und Methoden die besten Eigenschaften herausfiltern und für sich nutzen. So sollte aus einem Sammelsurium von Tools die perfekte Methode für Andrea herauskommen.

Doch sie scheiterte an ihrem Vorhaben. Und das Problem war in erster Linie ihre eigentliche Stärke, nämlich ihre Flexibilität und ihre Fähigkeit, sich kurzfristig auf veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Die Tools, die Andrea benutzte, nahmen naturgemäß darauf keine „Rücksicht“, sondern sendeten ihr wiederholt die Meldung, dass ihr Zeitmanagement nicht funktioniere.

Was nun kam, war vorhersehbar. Statt Zeit zu gewinnen, verlor Andrea immer mehr davon. Die Tools, die ihr eigentlich helfen sollten, ihren Arbeitstag besser zu gestalten, empfand sie immer mehr als Störung, Einschränkung, als etwas, das sie ausbremst und die Effizienz nimmt.

Und so kam es, wie es kommen musste: Andrea verlor die Lust, sich auf ihre Aufgabe einzulassen, die Unlust griff über und betraf dann auch andere Bereiche. Es dauerte nicht lange, bis auch das Team die Stimmung von Andrea spürte.

Anfangs waren die Teammitglieder noch verständnisvoll. Doch der Wind drehte sich, Andrea verlor die natürliche Autorität vor ihrem Team, die sie so mühelos aufgebaut hatte. Von der Leichtigkeit war nichts mehr übrig.

Jetzt musste wirklich eine Lösung her, sonst würde es ernst werden.

Manchmal ist mehr eben nicht mehr, sondern bringt nur mehr Ärger, statt zu Lösungen zu führen.

Andreas ganz persönliches Zeitmanagement

Als Andrea zu mir kam, war nicht mehr viel übrig von ihrem Enthusiasmus, der sie bis vor kurzem noch ausgezeichnet hatte.

Wir sahen uns daher erst einmal ihren Alltag an, sie erzählte, mit wie viel Energie sie gestartet und dass davon kaum noch etwas übriggeblieben war. Schnell waren wir an dem Punkt, auf den es ankam.

Andreas Flexibilität als Führungskraft war gleichzeitig ihr größter Stolperstein geworden. Denn im Gespräch stellte sich heraus, dass Andrea nicht ausschließlich nach Relevanz entschied, aus ihrem zeitlich definierten Rahmen auszubrechen. Sie war dafür grundsätzlich sehr offen und nutzte gerne und oft jede Gelegenheit, die engmaschige Tagesplanung zu umgehen.

Das, was andere Führungskräfte als unangenehme Störung empfinden, empfand Andrea als willkommene Abwechslung. Ihr Zeitmanagement geriet daher immer wieder aus den Fugen, und am Ende des Tages saß sie frustriert da und musste nacharbeiten, was sie zuvor nicht geschafft hatte.

Jetzt ging es darum, herauszufinden, was für ein Zeitmanagement-Typ Andrea war. Dafür machten wir zunächst einen Persönlichkeitscheck und analysierten ihre individuelle Zeitwahrnehmung und ihr bevorzugtes Planungs- und Organisationsvorgehen.

Im nächsten Schritt deckten wir ihre persönlichen Stolpersteine auf. Danach entwickelten ein Selbst- und Zeitmanagement, das exakt zu ihrem Zeitmanagement-Typ passt und mit dem sie nun ihren Führungsalltag leichter und besser in den Griff bekommt.

Am Ende des Coachings war Andrea klargeworden, dass sie sich ausgesprochen gerne „stören“ ließ, dass dieses Verhalten aber im wesentlichen ihrer Abneigung gegenüber einem starren Zeitgerüst geschuldet war. Das war für sie neu, denn bisher dachte sie, dass sie ihre spontanen Umentscheidungen immer der Sache angemessen getroffen hatte.

Inzwischen – ja, diese Geschichte hat tatsächlich ein Happy End! – ist Andrea in ihre Aufgabe wieder, oder besser: endlich hineingewachsen. Es wäre zwar gelogen, würde man behaupten, dass nun alles „Eitel Sonnenschein“ ist. Schließlich muss Andrea nach wie vor ein paar „Kröten schlucken“.

So kommt sie um das Priorisieren nicht herum, keiner Führungskraft bleibt das erspart. Aber Andrea konnte sich nach unserem Coaching besser selbst einschätzen, und das Schlucken von „Kröten“ war ja ohnehin nicht ihr größtes Problem. Es war eher die Herausforderung, den willkommenen Störungen zu widerstehen. Und genau das fiel ihr deutlich leichter, nachdem wir ihr persönliches Zeitmanagement erstellt hatten.

Zeitmanagement ist nichts, was es „von der Stange“ gibt, vielmehr muss es individuell betrachtet, erarbeitet und angepasst werden.

Wie tickt Ihre Uhr?

Kennen Sie die auch, diese „Störungen“, dank derer Sie sich gerne aus ihren Planungen herausreißen lassen? Oder gehen Sie stringent ihren „zeitlichen Weg“? Wie sieht Ihr Zeitmanagement aus und nutzen Sie dafür bestimmte Hilfsmittel?

Ist die Zeit überhaupt ein Problem für Sie oder teilen Sie sie sich souverän ein und halten sich auch daran?

Leben und arbeiten Sie  nach Ihrem persönlichen Zeitmanagement? Oder läuft es mit Ihrer Selbstorganisation „unrund“, weil Ihr jetziges Zeitmanagement nicht zu Ihnen passt, ja Sie sogar mehr belastet als es ihnen Freiheit bringt?

Haben Sie Lust, das zu ändern?

Dann lassen Sie unsdoch gemeinsam schauen, ob und wie wir auch für Sie Ihr perslnlich bestes Zeitmanagement finden. Vereinbarenb Sie hier göleich Ihren kostenfreien Gesprächstermin. Klicken Sie einfach auf den Kalender und suchen Sie sich Ihren Termin aus.

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