Zeitmanagement bei Führungskräften: der zeitlose Klassiker?

Zeit investieren, um Zeit zu gewinnen

Geht das überhaupt? Kann man Zeit gewinnen? Logisch betrachtet natürlich nicht, denn ein Tag hat 24 Stunden, daran gibt es nichts zu rütteln (die 5,- Euro fürs Phrasenschwein zahlen wir für diese Aussage gerne).

Sie werden nicht mit der Sorgfalt und Präzision betrachtet, die sie verdienen würden. Denn Kleinvieh (ok, ok, noch einmal 5,- Euro ins Phrasenschwein) macht eben auch Mist, und in der Summe kann das erheblichen zeitlichen Stress bedeuten.

Wenn Sie Zeit gewinnen und Ihr Zeitmanagement entsprechend verbessern wollen, müssen Sie also zunächst einmal wissen, wo genau die Zeitfresser eigentlich zu finden sind. Und dafür brauchen Sie: Zeit.

Doch die Investition lohnt sich, denn Sie werden feststellen, dass es Schrauben gibt, an denen Sie drehen können, von denen Sie gar nicht wussten, dass sie überhaupt existieren. Doch abgesehen von den Erkenntnissen, die Sie bei Ihrer Suche sammeln können, ist noch etwas ganz anderes für Ihr persönliches Zeitmanagement wichtig: Sie. Als Persönlichkeit.

Bei der Planung Ihres Zeitmanagements berücksichtigen Sie immer Ihre Persönlichkeit! Das Zeitmanagement muss zu Ihnen passen, nicht umgekehrt.

Haben Sie genügend Zeit für Tools, die Ihnen beim Zeitmanagement helfen?

Um das Zeitmanagement zu verbessern, gibt es unzählige Möglichkeiten. Sie können Seminare besuchen, Sie können aber auch Tools nutzen, die allesamt auf das Optimieren Ihres Zeitkontingentes ausgerichtet sind.

Allerdings gibt es da ein kleines Problem, das Sie nicht unterschätzen sollten. Denn sowohl Seminare als auch die angebotenen Tools mögen gut gemeint sein, sie berücksichtigen aber nicht Sie, Ihre besonderen Eigenschaften und Ihre Art, an Dinge und Aufgaben heranzugehen. Daher können sie bestenfalls die Basis dessen bilden, was Ihr individuelles Zeitmanagement ausmacht.

Hinzu kommt bei der Nutzung von Tools (und davon gibt es haufenweise viele!), dass sie zunächst einmal geprüft werden müssen, wie genau sie funktionieren und ob sie dann auch wirklich zu Ihnen passen. Da kann es ganz schnell gehen, dass Sie plötzlich Bewertungen lesen, Tools ausprobieren, auf funktionale Probleme stoßen und womöglich am Ende feststellen, dass es das dann doch nicht war. So können Sie zweifelsohne auch Zeit verlieren. Nur dass es mit erfolgreichem Management nichts zu tun hat.

Vorsicht: So hilfreich Tools auch sein können, sie entwickeln sich nicht selten zu den eigentlichen Zeitfressern, die Sie unter Umständen nicht weiterbringen, sondern zurückwerfen.

Coaching oder Seminar?

Wie auch bei Tools verhält es sich mit Seminaren. Sie sind auf Gruppen zugeschnitten und können nur eingeschränkt auf die individuellen Besonderheiten der Teilnehmer eingehen. Das ist ja auch nicht Sinn eines Seminars.

Dennoch können sie hilfreiche Eckpunkte liefern, die durchaus dazu führen können, das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Sie können aber auch komplett an Ihren Bedürfnissen vorbeigehen.

Mein Ansatz ist ein anderer. Denn im Coaching wird durch die intensive Beschäftigung mit der persönlichen Ausgangssituation klarer, welches Zeitmanagement zu Ihrem Menschentyp passt. Denn machen wir uns nichts vor: das beste Tool wird Ihnen nichts bringen, wenn es nicht zu Ihrer Art zu arbeiten passt.

Daher darf der Spaß auch nicht zu kurz kommen. Wie bitte? Spaß? Damit hat Zeitmanagement doch nun wirklich nichts zu tun, werden Sie jetzt vielleicht denken. Aber doch, genauso ist es. Wenn Sie das Tool gefunden haben, das wirklich zu Ihnen passt, werden Sie im besten Fall tatsächlich Freude daran entwickeln, wie Sie mit Ihrer Zeit am effektivsten umgehen.

Sie erinnern sich an die ersten Worte dieses Artikels: „Keine Zeit!“ Diese kurze, knappe Aussage impliziert einen Mangel. Einen Mangel an Zeit, durch den seinerseits ein Mangel an Motivation und letztlich ein Mangel an Spaß und Freude entsteht. Aber das kann es doch nicht sein, oder?

Als Führungskraft lieben Sie doch eigentlich Ihren Job, als Führungskraft ist es doch Ihr Anspruch, Ihre Arbeit besser zu organisieren, Ihre Zeit besser einzuteilen und so am Ende des Tages (und schon weit vorher) ein gutes Gefühl zu haben.

Alleine schon das Wort Zeitmanagement ist im Grunde ein „Stimmungs-Killer“. Warum nennen wir es nicht einfach „Zeitgestaltung“ oder „Zeitkreationen“? Die Zusammensetzung von „Zeit“ und „Management“ klingt nun einmal trocken, nach einer Pflicht, ein bisschen wie ein Zahnarztbesuch.

Aber gestalten und kreativ sein, das erweckt ganz andere Assoziationen. Assoziationen, die sinnvoll sind, denn wenn Sie Ihre Zeit so gestalten können, wie es gut für Sie ist, dann werden Sie daran tatsächlich mit Begeisterung herangehen.

Im persönlichen Coaching finden Sie IHR individuelles Zeitmanagement. Sie können lernen, Ihre Zeit gut zu nutzen und dabei das Gefühl zu haben, kreativ und gestalterisch tätig zu sein.

Zeitmanagement bei Führungskräften: Ohne Puffer geht es nicht

Das beste Zeitmanagement ist das, das bereits vor einer Aufgabe beginnt.

Es ist daher wichtig, sich rechtzeitig Gedanken über den zu erwartenden Aufwand zu machen,

der mit einem Projekt oder einer sonstigen Aufgabenstellung verbunden ist.

Nicht weniger ratsam ist es, den vorher erstellten Zeitplan mit der tatsächlich in Anspruch genommenen Zeit zu vergleichen, es dürfte aufschlussreich sein.

Führungskräfte wissen natürlich, dass die Planung im Vorfeld sich nur selten mit den tatsächlichen Ereignissen deckt. Seinen Plan einzuhalten, kann schon an einem verpassten Taxi oder einem verspäteten oder gar ausgefallenen Flug scheitern. Aber auch andere Hindernisse oder unvorhergesehener zusätzlicher Aufwand kann dafür sorgen, dass ein Zeitplan krachend in sich zusammenbricht.

Am besten ist es, einen Puffer mit einzukalkulieren. Oft wird heute vielfach noch empfohlen, ca. 60 Prozent des Tages mit festen Terminen zu planen und 40 Prozent Pufferzeit zu lassen. Auch ich habe das vor einigen Jahren noch so empfohlen, wie in meinem Artilkel „10 goldene Regeln und Sie schaffen alles mit Leichtigkeit“ beschrieben. Ich habe jedoch die Erfahrung gemacht, dass diese Empfehlung für viele Führungskräfte heute nicht mehr passt. Dazu ist der Führungsalltag heutzutage zu schnell.

Daher empfehle ich in meinen Coachings und Seminaren nur maximal 50 Prozent eines Tages zeitlich fest zu verplanen und 50 Prozent „Luft“ zu lassen. So bleiben Sie flexibler und können trotzdem alles zu erreichen, was erreicht werden soll.

Reicht auch dieser Puffer nicht aus, könnten Gründe dafür woanders liegen. Z.B. bei einer unrealistischen Aufteilung von Arbeit und der zur Verfügung stehenden Zeit, einer mangelhaften Prioritätensetzung, an Ihrer persönlichen „Aufschieberitis“ oder an vielen anderen Gründen. Die Ursachen können und sollten Sie schnell herausfinden und beseitigen.

Da es unmöglich für Führungskräfte ist, auf die Minute genau zu planen, ist ein Puffer an Zeit unabdingbar.

Haben Sie kurz mal Zeit?

Wann haben Sie das letzte Mal „Keine Zeit!“ gesagt? Oder nehmen sie sich einfach Zeit, wenn Sie den Eindruck haben, dass die Situation es erfordert? Lassen Sie sich durch die Uhr an der Wand aus der Ruhe bringen oder sehen Sie diese ganze Sache mit der Zeit eher gelassen?

Wir leben in einer schnelllebigen Zeit, sodass es kaum möglich zu sein scheint, sich aus diesem Teufelskreis zu befreien. Oder haben Sie Mittel und Wege gefunden, sich diesem Druck zu entziehen? Und trotzdem ,-oder gerade deswegen – eine gute Führungskraft zu sein?

Schreiben Sie doch Ihre Erlebnisse als Kommentar nieder. Oder mailen Sie mir oder rufen Sie an. Ich nehme mir die Zeit für Sie. Versprochen.

Sie suchen nach Wegen, Ihr persönliches Zeitmanagement zu finden?

Dann lassen Sie uns doch herausfinden, welches Zeitmanagement  am besten zu Ihnen passt. Nutzen Sie dafür mein kostenfreies Führungs-Strategiegespräch. Klicken Sie auf den Kalender und reservieren einen meiner wenigen Termine.

Ich freue mich auf Sie!