Zeitmanagement: 10 goldene Regeln und Sie schaffen alles mit Leichtigkeit

Sie wollen Ihr Zeitmanagement so anpassen, dass Sie Ihren Führungsalltag in den Griff kriegen? Dann braucht es einen wichtige Grundvoraussetzung: Verabschieden Sie sich von Multitasking! 

Trennen Sie sich von dem Glauben, dass Sie durch Multitasking mehr schaffen oder schneller arbeiten. Das funktioniert nicht. Im Gegenteil. Mit Multitasking machen Sie sich die folgenden Regeln nur kaputt.

Trennen Sie sich von Multitasking!

Denn Multitasking ist ein Mythos: Niemand kann mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig ausführen, das macht das menschliche Hirn nicht mit. Neurowissenschaftler und Arbeitspsychologen haben in vielen Studien nachgewiesen, dass die gleichzeitige Arbeit an mehreren Aufgaben zu einem erheblichen Konzentrations- und Leistungsverlust führt.

Tests ergaben sogar, dass Menschen, die in Multitasking weniger geübt waren, wesentlich besser abschnitten, als sogenannten Multitasker. Ihnen fiel es wesentlich leichter, relevante von nicht relevanten Informationen zu unterscheiden.

Was bedeutet dies für Ihre Tages- und Aufgabenplanung? Begegnen Sie Ihrer täglichen Aufgabenfülle nur mit den folgenden zehn Regeln und Sie vermeiden Fehler, reduzieren Stress, „gewinnen“ Zeit und können jeden Tag mit dem guten Gefühl „alles geschafft zu haben“ abschließen.

Mit diesen 10 Regeln schaffen Sie alles

Regel 1: Setzen Sie Ziele

Natürlich wissen Sie, dass Ziele zu setzen eine Ihrer wichtigsten Führungskernkompetenzen ist. Ziele, und deren Erreichung, sind der Maßstab, an dem jede Ihrer Aktivitäten gemessen werden wird. Das betrifft natürlich auch Ihre alltäglichen Aufgaben. Bringen Sie Struktur in Ihren Tagesablauf, entscheiden Sie, was Sie wann tun werden.
Das können Sie nur, wenn Sie vorher wissen, wie das Ergebnis aussehen soll, was genau das Ziel der Aufgabe ist. Das passende Werkzeug dazu, die SMART Regel, haben Sie ja schon kennen gelernt.

Tragen Sie Ihre Aufgaben in Ihren bevorzugten Terminkalender ein, Ihren Organizer oder in ihr elektronisches System. Womit Sie arbeiten, ist für Ihr Zeitmanagement nicht relevant. Das System muss nur  zu Ihnen und in Ihren Kontext (Unternehmen) passen.

Hierbei beobachte ich bei Führungskräften häufig, dass sie versuchen, möglichst viele Termine in den Tag zu pressen, nur um dann am Ende des Tages feststellen zu müssen, dass sie wieder einmal lediglich ein Drittel ihrer Aufgaben geschafft haben. Das ist kein Zeitmanagement, sondern Missmanagement, oder drastischer noch: Führungsschwäche!

Die Qualität einer Führungskraft zeigt sich NICHT in der Fülle ihres Terminkalenders.

Regel 2: Entscheiden Sie über Prioritäten

Lichten Sie Ihren Aufgaben-Dschungel – behalten Sie den Überblick und entscheiden Sie über wichtig, dringlich, sofort oder später. Wie das mit der Prioritätenmatrix geht, haben Sie ja schon kennen gelernt.

Regel 3: Bestimmen Sie die Dauer – Programmieren Sie sich auf Ihr Zeitziel

Tragen Sie bei den Terminen, die Sie eintragen, von vorne herein die Zeit ein, die Sie dieser Aufgabe widmen wollen. Arbeiten Sie z.B. mit Outlook, so werden Sie ohnehin dazu gezwungen, einen Termin mit Anfang und Ende einzutragen.

So bekommen Sie auch leichter ein Gefühl dafür, ob Ihre Planung realistisch ist. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie eine größere Aufgabe besser in mehrere kleinere aufteilen sollten? Dann tun Sie das!

Untersuchungen haben ergeben, dass der Mensch für eine Arbeit immer so viel Zeit benötigt, wie er ihr gibt. Unser Unterbewusstsein richtet sich soz. auf das programmierte Zeitziel ein. Damit können wir konzentrierter bei der Aufgabe bleiben und lassen uns weniger leicht ablenken.

Eine Arbeit dauert immer so lange, wie Sie ihr Zeit geben!

Regel 4: Lassen Sie Zeit zum „Luft holen“

Planen Sie max. 60 Prozent Ihrer Zeit fest. Lassen Sie sich 40 Prozent für Pufferzeiten. Der Alltag zeigt oftmals, dass Sie planen können, wie Sie wollen, und trotzdem kommt immer mal etwas dazwischen.

Zum Beispiel bei Meetings erleben Sie es bestimmt auch häufig: jeder möchte noch schnell etwas ganz wichtiges loswerden und Sie kommen wieder mal später raus, als ursprünglich geplant. Oder ein Telefonat mit einem Kunden dauert etwas länger, ein anderer verspätet sich. Ein Mitarbeiter hat ein Problem, dass eben jetzt und nicht morgen angesprochen werden muss. Solche unvorhergesehene Notfälle bringen dann schnell jede Planung durcheinander.

Hier kann Ihnen ein kleiner Trick helfen: Hängen Sie Ihre Termine nicht direkt hintereinander, sondern lassen Sie sich Zeit dazwischen für Notfälle oder andere Aktivitäten. Lassen Sie sich diese Pufferzonen, und sei es, um auch selbst einmal Luft holen zu können. Planen Sie Pufferzeiten ein und bewahren Sie sich so trotz Planung Ihre Flexibilität.

Daher empfehle ich in meinen Coachings und Seminaren nur maximal 50 Prozent eines Tages zeitlich fest zu verplanen und 50 Prozent „Luft“ zu lassen. So bleiben Sie flexibler und können trotzdem alles zu erreichen, was erreicht werden soll.

Und niemand sagt, dass Sie hier mit Ihrer Zeiteinteilung nicht auch flexibel bleiben und wechseln können. Es wird Tage geben, an denen Sie mit der 50-50-Einteilung gut zurecht kommen. An anderen Tagen ist es einfach zwingend notwendig, dass Sie sich mehr Zeit, manchmal auch mehr als 60 Prozent des Tages, fest einplanen, um wichtige Aufgaben endlich vom Tisch zu kriegen.

Wichtig  für Sie ist: Nicht alle Termine und Aufgaben eng aneinander „tackern“. Das haut Ihnen garantiert jede noch zu gute Planung auseinander. Genauso wichtig ist es aber auch, dass Sie darauf achten, sich regelmäßig ausreichend Raum und Zeit  zu nehmen, um den Aufgaben, die von Ihnen als Führungskraft erwartet werden, konzentriert, in Ruhe nachkommen zu können. Die 50-50-Regel hat sich für sehr viele Führungskräfte in meinen Coachings  als praktikabel erwiesen.

Regel 5: Gleiches zu Gleichem: Bündeln Sie Tätigkeiten!

Häufig sieht der Tagesablauf einer Führungskraft aus wie folgt: Ein Anruf wird erledigt, der Email- Eingang wird gecheckt, dann muss schnell etwas kopiert werden. Dann fällt Ihnen ein, ich muss ja noch schnell diesen Kunden anrufen.

Und wie weit ist Frau Jung eigentlich mit dieser Präsentation? Aber erst einmal einen Kaffee… Auf dem Weg dahin treffen Sie Herrn Jäger, mit dem Sie kurz noch die Lieferzeiten abklären müssen… und so weiter, und so weiter.

Spätestens kurz vor der Mittagspause fällt Ihnen auf, dass Ihnen die Zeit mal wieder durch die Finger geronnen ist, und Sie noch nicht wirklich etwas erledigt haben!

Genau diesem Szenario gilt es entgegen zu wirken. Bündeln Sie Aufgaben! Planen Sie Zeitblöcke ein, in denen Sie ähnliche Aufgaben bearbeiten. Zum Beispiel erst die Telefonate, dann die Emails. Für das Lesen aktueller Infos richten Sie sich ebenfalls einen Zeitblock ein und arbeiten danach konzentriert an einer A-Aufgabe. Sie werden schnell feststellen, dass Sie so wesentlich konzentrierter und effizienter arbeiten!

Regel 6: Nehmen Sie sich Zeit für E-Mails und Telefonate!

An anderer Stelle haben wir das Thema „Effizientes E-Mailing“ schon behandelt. Die Bearbeitung von Emails braucht Zeit. Wenn Sie diese in Ihrem Terminkalender nicht berücksichtigen, kann Ihr Tag nicht funktionieren. Auch Telefonate sollten Sie nicht ungeplant, mal eben so zwischendurch erledigen — zumindest nicht die wichtigen. Planen Sie besser feste Email- und Telefonierzeiten in Ihren Tagesplan ein.

Regel 7: Arbeiten Sie in Intervallen

Ihr Gehirn kann sich 60 – 90 Minuten am Stück auf eine Sache konzentrieren. Danach braucht es eine Pause. Planen Sie regelmäßig Pausen – anschließend sind Sie umso fitter für die nächste Herausforderung.

Beachten Sie dabei auch Ihren Biorhythmus. Finden Sie heraus, wann Ihre persönlichen Hochzeiten sind. Zeiten, in denen Sie am kreativsten sind oder zu denen Sie sich am besten konzentrieren können. Legen Sie wichtige Aufgaben wenn möglich in diese Zeiten.

Regel 8: Erst das Unangenehme – dann das was Spaß macht.

Erledigen Sie Unangenehmes zuerst, z. B. morgens als erstes. Je länger Sie warten, umso unangenehmer erscheinen solche Aufgaben. Und es besteht die Gefahr der Aufschieberitis. Also Augen zu und durch und für den Rest des Tages das gute Gefühl genießen.

Das erscheint Ihnen hart? Alle meine Coachingklienten hatten zunächst dieses Gefühl. Nachdem sie diese Regel aber zwei bis dreimal befolgt hatten, bestätigten alle, dass es gut funktioniert und sie aus dem Gefühl, es geschafft zu haben, große Energien ziehen konnten und ihnen die restlichen Tagesaufgaben leichter von der Hand gingen.

Regel 9: Tricksen Sie Ihre Aufschieberitis aus

Eine „Krankheit“ die viele kennen. Schwierige oder unangenehme Aufgaben werden tage- oder wochenlang vor sich her geschoben. Nur leider erledigen sich diese Aufgaben nicht von selbst. Im Gegenteil: Schuldgefühle, Ängste wachsen stetig weiter, der Berg scheint immer größer zu werden. Irgendwann werden diese Aufgaben brennend, es entsteht (Termin-) Druck und Stress.

Das Einzige, was bei Aufschieberitis hilft, ist: Disziplin. Das kann Ihnen keiner abnehmen. Aber es gibt ein paar kleine Tricks, mit denen Sie sich selbst überlisten können:

• Begrenzen Sie die Zeit, in der Sie sich mit einer ungeliebten Aufgabe beschäftigen.
• Stellen Sie sich einen Wecker, um zu vermeiden, dass Sie immer wieder auf die Uhr schauen.
• Stellen Sie den Wecker auf eine „krumme“ Zeit. Also nicht auf z.B. eine Stunde, sondern auf 58 Minuten.
• Machen Sie einen „Vertrag“ mit sich selbst, in dem Sie mit sich vereinbaren, dass Sie nach der abgelaufenen Zeit abbrechen, egal wie weit Sie gekommen sind.
• Vereinbaren Sie eine Belohnung mit sich selbst.

Regel 10: Die tägliche 5 Minuten Power Motivation

Nehmen Sie sich am Ende des Tages fünf Minuten Zeit- mehr braucht es nicht. Gehen Sie Ihre Tagesplanung durch und prüfen Sie, ob Sie alles erledigen konnten. Wenn nicht, prüfen Sie, welchen der hier aufgeführten Tipps Sie in Zukunft mehr beherzigen sollten.

Wenn wir unerledigte Dinge mit uns herumtragen, dann melden sich diese immer wieder. Deswegen: Übertragen Sie unerledigte Aufgaben auf den oder einen der nächsten Tage. Sie konnten alles erledigen? Bravo! Dann genießen Sie stolz und zufrieden dieses gute Gefühl!

Priorisieren Sie auch die neuen Aufgaben Ihrer To-Do Liste und planen Sie – natürlich schriftlich – den nächsten Tag, die nächste Woche, den nächsten Monat. Was Sie schriftlich fixiert haben, müssen Sie nicht mehr im Kopf behalten. Ihr Gehirn gibt Ruhe. Sie können unbelastet in den Feierabend gehen.
Schließen Sie den Tag nun ab und genießen Sie Ihren Feierabend!