Im_Fuehrungsalltag_oefter_die_Tueren_schliessenFührungskräfte – besonders in Ihren Führungsanfängen – vermitteln ihren Mitarbeitern häufig, immer für sie ansprechbar zu sein. Sicherlich gut gemeint, aber in der Praxis wirft Ihnen das oft ihr ganzes Zeitmanagement über den Haufen und ist daher eher kontraproduktiv und kostet Zeit, Kraft und Energie.

Das soll natürlich nicht heißen, dass Sie sich nicht mehr um Ihre Mitarbeiter kümmern sollten, im Gegenteil. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter, Zeit, die jeder Einzelne braucht und in der Sie ganz für ihn da sind. Mitarbeiterführung „mal eben so zwischendurch“ funktioniert nicht.

Wenn Sie z. B. gerade an einem neuen Vertriebskonzept arbeiten und dabei ständig unterbrochen werden, so kostet Sie jeder neue Anlauf viel Zeit. Es gibt Untersuchungen, die belegen, dass Führungskräften täglich allein durch Unterbrechungen bis zu 30 Prozent ihrer Zeit verloren gehen!

 

TIPP: Richten Sie Sperrzeiten ein, in denen Sie nicht erreichbar sind!

Nicht ohne Grund nehmen Führungskräfte oft Arbeit mit nach Hause, auch am Wochenende, oder sie bleiben einfach noch länger im Büro, um endlich ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten zu können. „Was kann ich nicht alles wegarbeiten, wenn ich einmal ungestört arbeiten kann!“ höre ich oft.

Sorgen Sie besser für ungestörte Zeiten, die Sie in Ihrer Terminplanung berücksichtigen! Jetzt können Sie Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, auch in Ruhe erledigen.

Dazu gehört auch, die Tür zu schließen, das Telefon umzuleiten zu Ihrer Sekretärin oder den Anrufbeantworter einzuschalten sowie das E-Mail Programm zu schließen. Sie werden schnell feststellen können, dass Sie innerhalb dieser Sperrzeiten sehr effektiv und effizient arbeiten können.

Sie sollten dies allerdings auch kommunizieren, d.h. Ihrem Umfeld mitteilen, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum – z.B. die nächsten zwei Stunden – nicht erreichbar sind. Ein kleiner Nebeneffekt dieser Technik ist es, dass sich manches Problem inzwischen von alleine gelöst hat. Führungskräfte, die ab und zu einmal die Tür zu ihrem Büro schließen, haben oft selbstständigere und besser motivierte Mitarbeiter!

Mehr Mut zum Nein

Nein sagen trainierenWir alle kennen die Redensart von diesem kleinen „Sprachfehler“, wenn jemand einfach nicht „NEIN“ sagen kann. Aber kaum etwas hilft mehr Zeit zu sparen, als einfach einmal „NEIN“ zu sagen. Das bedeutet ja nicht, sich allen Verpflichtungen zu entziehen. Aber als Steuerungsinstrument, um sich nicht von zu vielen „dringlichen Anfragen“ von anderen abhalten zu lassen, und um sich um die wichtigen Dinge kümmern zu können, ist es einfach unabdingbar.

Dennoch fällt es vielen Führungskräften schwer, eine Bitte oder ein Anliegen abzulehnen. Die Gründe sind oft vielfältig und oft fragt sich der eine oder der andere, warum er sich schon wieder etwas auf die Schulter geladen hat, was eigentlich gar nicht zu seinen Aufgaben gehört.

Ich habe in meinen Coachings feststellen können, das es oft bereits genügt, sich bewusst zu machen, was einen am Nein-Sagen hindert. Viele Befürchtungen stellen sich dann schnell als unbegründet heraus und Fehleinschätzungen können rasch revidiert werden. Hier dazu einige Beispiele:

 

Zwölf Ursachen, warum Führungskräfte „Nein“ vermeiden

  • Sie wollen die Kontrolle behalten.
  • Sie fühlen sich beliebt und anerkannt, weil sie gefragt werden.
  • Sie haben den Drang, unentbehrlich und wichtig zu sein.
  • Sie trauen dem Mitarbeiter die Aufgabe nicht zu.
  • Sie vermeiden Konflikte.
  • Sie befürchten Folgen – das Urteil eines Vorgesetzten oder den Zorn eines Kunden, die Kritik oder den Widerspruch eines Mitarbeiters.
  • Sie unterschätzen die notwendige Zeit für eine zugesagte Aufgabe.
  • Sie sind entscheidungsschwach.
  • Sie haben ein schlechtes oder gar kein Zeitmanagement.
  • Sie können keine Prioritäten setzen.
  • Sie haben eine Entschuldigung dafür, ihren „unangenehmeren Führungsaufgaben nicht nachkommen zu können.
  • Der Wunsch, anderen zu helfen, lässt bei ihnen – quasi automatisch – eigene Verpflichtungen in den Hintergrund rücken („Helfersyndrom“)

Fragen Sie sich, welche Ursache bei Ihnen persönlich zutrifft, ein „Nein“ zu vermeiden. Gehen Sie diese Liste durch und eliminieren Sie Ihre Nein-Verhinderer!

Sollten Sie es nicht allein schaffen, dann brauchen dringend Sie ein Coaching. Bedenken Sie auch folgendes: Wenn Sie immer JA sagen, obwohl Sie offensichtlich bereits „am Anschlag“ operieren, entsteht schnell der Eindruck: „Der hat ja gar kein Rückgrat, der kann sich nicht durchsetzen, mit dem können wir es ja machen“. Einen solchen Eindruck von Ihnen selbst können Sie sich als Führungskraft einfach nicht leisten!

 

 

 

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